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青岛农业大学教学档案工作规范

    2009-03-16 09:17:52           浏览数：0

为了加强我校教学档案工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，特制定本规范。
一、教学档案工作的基本原则
1、凡是教学管理和教学实践活动中直接形成的具有储存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
2、教学档案是衡量我校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。
3、教学档案实行集中统一管理，确保完整准确、系统安全，便于开发利用。我校对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如本科毕业生论文，实习报告等可由学院保存，学校档案室只保存优秀的毕业生论文。
 4、教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”即纳入各级管理人员的岗位责任，作为考核教学和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上级评审材料、教师考核晋升与校档案室出具证明同步。
       5、各级教学管理和教学业务应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应兼职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向校档案室移交。
6、努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，努力为教学管理、教改及教学业务工作起到参谋与信息咨询作用。逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。
二、教学档案归档范围的确定
1、确定的原则
归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点．
2、归档的主要内容和重点
(1)归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见教学档案归档范围和保管期限表。 
(2)归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节中形成的不同载体的文件材料。
    3、不归档的文件材料
上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件、重份文件、无查考利用价值的事务性临时性文件；非隶属单位抄送的不需要办理、也无参考价值的文件；校内其他单位发来的文件；与校外单位交换来的文件。
以上文件材料送档案室作资料暂存。
三、教学文件材料的部门立卷与归档流程
       1、形成与积累
       (1)校院、系、处兼职档案员按文件材料分类分别积累教学文件材料，并定期进行处理。 
(2)档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。
(3)归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。
  (4)教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，酌加副本。 
2 、整理组卷 
 (1)坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各校系部或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案室归档。
 (2)在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。
        (3)卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后，印件在前，定稿在后，批复在前，请示在后的要求排列。
        (4)卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。
 (5)凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
 (6)各种材料大小均为A4 ，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
   (7)文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致档号。
        (8)透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。
  (9)按顺序编排张号，张号位置在装订线一侧的下角。不装订的文件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
(10)填写卷内目录及备考表。
        (11)凡教师业务档案中规定的内容已分别纳入其他类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。
        (12)文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案室确定。
        (13)填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。
  3、归档验收 
 (1)由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。
 （2）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，档案室拒绝接收，应限期改正补交。
 (3)移交时填写移交目录．移交目录一式两份，双方各执一份。
 (4)教学综合管理文件次年6月底前归档其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。
四、教学档案的管理
  1、分类编号 
 （1）按《青岛农业大学档案实体分类方案》进行实体分类，编制用于档号的实体分类号。
         (2)教学类档案档号＝年度号+教学档案分类号+案卷号
模式如下：
 19XX — JXoo— 1 ~ n 
︳       ︳   ︳ ︳____________案卷号
︳       ︳   ︳________________教学类档案二级类目代号
︳       ︳_____________________教学类一级类目代号
︳______________________________年度号
案卷号按最下位类目流水。
属于教学管理内容的采用自然年度．其余可采用教学年度。涉及学籍问题的可采用毕业时的年度（届）。
        2、编目
(1)按照 GB3972.5--85《档案著录规则》，编制教学类档案案卷级、文件级著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。
(2)登陆教学档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写。
(3)编制各种分类目录和专题目录。积累到一定程度后，打印汇编出版。
       (4)积极创造条件，将编制的教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本系统的信息库联网。
 3、排架、保管
         (1)按档号顺序排架
(2)保管要求按《青岛农业大学档案管理办法》第二十条执行
 4、档案的补充与修改
         (1)各学院、处、部随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案室补充归档，档案室应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、帐本上补充填写。
   (2)凡已归档文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。
五、教学档案工作岗位责任制 
1、教学管理部门领导的职责
        (1)制订和健全有关管理制度。
  (2)对本部门管理干部和兼职教学档案员提出具体要求并帮助他们解决一些实际困难。 
2、各部门兼职教学档案干部职责
(1)做好本单位教学文件材料的形成积累工作。
(2)将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，组卷清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案室移交。
 (3)做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、保管、利用等工作。
 4、教研室主任的职责
 (1)负责收集教研室的典型教案，集体备课记录、试题、试卷等向所在部门兼职档案员移交。
 (2)督促教师向校档案移交各种业务档案。