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青岛农业大学人事档案管理实施办法

    2011-11-21 10:05:35           浏览数：0

青岛农业大学人事档案管理实施办法
 
青农大校字〔2010〕60号 2010年6月14日
 
为加强教职工人事档案（以下简称“人事档案”）工作，提高人事档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为学校人事工作和干部工作服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）和有关法规，结合我校档案工作实际，特制定本办法。
 
第一章 总 则
一、人事档案材料是反映教职工情况的基本凭证和重要依据，是干部工作、人才工作的重要信息。档案馆有责任完善工作制度，规范材料收集归档范围，严肃工作纪律，确保人事档案的真实可靠，同时提高人事档案管理水平。
二、高校人事档案工作，是学校有关工作的重要组成部分，是干部任免、考察、考核，教职工晋职、晋资、聘任、培训等的重要依据。学校有关职能部门都有保护和管理、归档和移交人事档案的责任和义务，确保人事档案的完整、准确、系统和安全。
三、本办法所指的人事档案，是指学校在有关人事管理活动中所形成的，记载和反映教职工个人经历、思想品德、业务能力、工作业绩、工作变动等的文件材料，是以个人为单位集中保存起来备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
 
第二章 管理职责
一、档案馆人事档案管理的主要职责：
（一）管理全校教职工的人事档案，为学校和国家积累档案史料。
（二）接收和鉴别、整理和组卷人事档案材料。
（三）办理人事档案的查阅、借阅、转递等服务工作。
（四）为有关部门提供干部、教职工基本情况和证明材料。
（五）严格做好人事档案的安全、保密和保护等工作。
（六）制定规章制度，加强和完善人事档案的业务建设和业务指导工作。
（七）掌握全校形成人事档案材料的信息源，建立人事档案工作联系制度，及时收集应归档的人事档案材料。
二、学校党委组织部、人事处、教务处、科技处、纪委办、监察审计室、统战部等有关人事档案工作单位的主要职责：
（一）负责本部门有关人事档案材料的收集和整理、归档和移交工作。
（二）协助学校档案馆解决人事档案工作中遇到的困难和问题。
第三章 归档分类
一、履历材料。
二、自传材料。
三、鉴定、考核、考察材料。
四、学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）。
五、政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）。
六、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。
七、奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）。
八、处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）。
九、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。
十、其他可供组织参考的材料。
 
第四章 归档要求
一、人事档案材料是党和国家重要的机要文件，收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督，任何单位和个人不得擅自扣留保存人事的有关档案材料。
二、凡送交档案馆的人事档案材料，必须符合归档范围的规定（详见附件）。材料应完整、真实，文字清楚、手续完备，有承办单位公章或个人署名，有形成材料日期，署名时必须使用本人户口法定姓名。
三、凡归档材料必须是办理完毕的正式材料，并严格按照职能划分的原则，由各职能部门审核备案，并按职能管理权限加盖公章方可归档；审查干部的系列材料必须随同组织结论归档。
四、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料，应由本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人填写的履历表、自传、各类申请，必须要有本人签字。
五、凡归档材料的载体，一般应使用16K（26cm×18.5cm）纸，左边留有2.0-2.5cm的装订边；其文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
六、凡归档材料，必须是原件（电传材料需复印后归档），一般不得用复印件代替原件存档；特殊情况存入复印件的，应注明原件保管单位及复印时间，并加盖公章。
 
第五章 监督检查
一、凡调入的新职工和接收应届毕业生的人事档案，在商调和接收过程中，应由人事档案形成部门（人事处）负责管理，期间应按规定检查和收集其本人的人事档案材料，直至材料齐全、完整、准确后，方可转交至学校档案馆。
二、凡有关职能部门送交的材料不符合要求时，档案馆有责任及时通知形成材料的部门补办手续，形成各类人事档案材料的部门，有责任及时补送和补办。
三、职工出国，辞职、退职、自动离职、被辞退，开除公职，受刑事处分和劳动教养，其档案由学校档案馆代管；另就业的，其档案转至有关人事和劳动部门。
四、档案馆应建立登记和统计制度，每年应全面检查核对一次所管理的人事档案，发现问题及时解决。凡属于应归入人事档案的材料，均应参照中组部《干部档案工作条例》进行整理、组卷。
五、严禁任何单位和个人私自保存他人的人事档案。对利用档案营私舞弊的视情节轻重，学校将根据《中华人民共和国档案法》予以处理。
六、凡不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可按情况分别处理。凡需销毁的材料，必须详细登记，并报请主管校长审查批准后销毁。
 
第六章 归档时间
一、凡调入和接收的新职工，人事处应在为其办理正式报到手续后的两个月内，按要求将新职工人事档案整理后，转交档案馆归档。
二、凡形成人事档案材料的其他有关部门，应在形成材料后的两个月内，按要求将应归档的材料送交档案馆归档。
 
第七章 档案利用
一、查阅档案，应遵守以下规定：
（一）凡查阅教职工人事档案者，必须是共产党员，并严格办理登记手续。
（二）各单位因工作需要查阅本单位人员人事档案，均由各单位负责同志查阅，如委托其它党员干部查阅，须经所在党组织负责人同意，并经档案馆批准，方能查阅。有关职能部门（人事处、党委组织部、纪委办、监察审计室、统战部）因工作需要查阅有关人员的人事档案，可直接与档案馆人事档案管理人员联系。
（三）一般情况下，只能查阅本单位职工的人事档案，并且下一级不准查阅上一级人员的人事档案，确因工作需要，须经档案馆负责人批准后方能查阅。
（四）凡查阅副科级以上干部档案，须经党委组织部批准，方可查阅。
（五）任何个人不得以任何理由、任何方式，查阅本人及其直系亲属的人事档案。
（六）凡查阅档案，应逐一查阅，不得将两人或两人以上的档案同时抽出查阅。
（七）凡查阅档案的单位或个人，不得擅自复制和摘录档案的内容，确因工作需要从档案中取证的，必须经档案馆负责人批准后，方能复制。
（八）凡查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违者视情节轻重，学校将根据《中华人民共和国档案法》给予处理。
二、借用人事档案，应遵守以下规定：
（一）人事档案原则上不予以外借，因特殊情况必须要借出使用的，要说明理由，经主管校领导批准后，方可借出，并要在规定日期内必须归还。
（二）凡需要借阅档案的，必须严格履行借阅手续，借出后要妥善保管，不得擅自转借他人或复印，不得带往宿舍或公共场所；借出时间不得超过三个工作日。
 
第八章 档案转递
一、转递人事档案应遵守下列规定：
（一）凡职工有工作调动或职务变动情况的，应及时将档案转递给新的主管单位，做到档案随人动，避免“有人无档”以及“无头档案”现象发生。
（二）凡需转递的人事档案，必须严格密封，通过机要交通转递或派专人（中共党员）送取，不准邮寄或交本人（含亲属）自带。
（三）凡需转出的档案，必须完整齐全，并按规定认真整理和装订，不得扣留档案材料的任何部分或分批转出、转入。
（四）凡收到档案后，经核对无误，应在回执上签名盖章，并立即寄回回执；对转出的档案，逾期一个月未退回执的，档案馆应以不同形式催问，以防丢失。
 
第九章 档案代管
一、根据人事部、中组部等有关规定，结合我校的人事档案管理的实际情况，档案馆有责任做好人事档案代理或委托代管工作（以下简称“档案代管”）。
二、档案代管范围
（一）凡无法投递和本人自愿委托我校负责代管的。
（二）凡原我校教职工辞职出国（境）学习的，或自费出国（境）学习的。
（三）凡原我校职工因长期脱岗或出国（境）逾期未归等原因，按自动离职或除名的。
三、档案代管责任
（一）学校档案馆只承担代管人事档案的保管责任，不负责其它有关事项。
（二）凡档案代管范围的人员回国或有单位接收，本人可出具接收证明或索档函，学校档案馆可将其人事档案转递给新的主管单位。
（三）凡代管档案在档案保管期间，除不可抗拒的（包括自然的、人为的）原因外，学校档案馆应保证人事档案物质形态不损毁，不丢失。
四、档案代管费的管理
（一）凡原教工因调出或其它原因，需要委托暂代保管的或超过托管期未能转档者，应按托管的实际期限，根据规定每月交一定的档案代管费。
（二）凡自动离职或辞职办理自费出国的，需一次性预交三年的档案保管费。
（三）凡出现以上情况的，其收费标准将根据“中央管理的人事系统行政事业性收费标准”收取，并按规定交至学校财务处，严格按照学校收支两条线的原则管理。
 
第十章 附 则
一、本实施办法由学校档案馆负责解释。
二、本办法自公布之日起实行。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附：
教职工人事档案归档范围
 
一、党委组织部
（一）报告个人有关事项的材料：处科级领导干部个人有关事项发生变化的报告表或相关材料。
（二）考察、考核、鉴定材料：考察材料；处科级领导干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；提拔处科级干部考察材料及试用期期满审批表；处科级干部援藏、援疆、挂职锻炼等推荐、考核、鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
（三）培训材料：为期两个月以上的处级干部培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
（四）提拔、任用处科级干部材料：处科级干部任免审批表等材料。
（五）党的组织建设工作中形成的材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书，入党政审材料；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；自传材料。
（六）党代会形成的材料：校级及以上党员代表大会选举产生的党代表登记表等材料。
（七）表彰奖励等材料：授予校级及以上优秀共产党员、优秀党务工作者等荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料。
（八）辞职、罢免等材料：处级干部自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定等材料。
二、人事处
（一）履历材料：干部履历表和属于履历性质的登记表等材料。
（二）考察、考核、鉴定材料：年度考核登记表、任期考核登记表、调动鉴定等材料。
（三）培训材料：为期两个月以上师资培训登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
（四）学历学位的认定：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表；入学考试各科成绩表；研究生推免生登记表；专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表；授予学位的材料，党校学历证明；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
（五）职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表或资格证书复印件等材料。
（六）评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评（聘）审表、职员任职资格评（聘）审表。
（七）反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知、博士后研究人员登记表、博士后工作期满登记表、被地市级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料。
（八）更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、参加工作时间、出生日期等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
（九）调动、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：军人转业（复员）安置审批表；退（离）休审批表等材料。
（十）招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；招工审批表，取消录用、解聘材料。
（十一）辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退工作人员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
（十二）政审材料：上级批复审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料。
（十三）工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
（十四）表彰奖励等材料：授予校级及以上先进工作者、优秀教师、优秀班主任等荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料。
（十五）健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
（十六）治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
（十七）出国（境）材料：因私出国（境）审批表、回国登记表等材料。
（十八）其他材料：毕业生就业通知书（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书）等有参考价值的材料。
三、科技处
（一）获得校级及以上科学技术类奖励的登记表、审批材料。
（二）科研工作及个人表现评定材料，创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
（三）其他可供组织考察的材料。
四、教务处
（一）教师获校级及以上教育、教学、课程及管理方面的奖励审批材料；撤销奖励的有关材料。
（二）其他可供组织考察的材料。
五、监察审计室
（一）处级干部离任经济责任审计结果报告。
（二）其他可供组织考察的材料。
六、纪委办公室
（一）涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
（二）其他可供组织考察的材料。
七、统战部
（一）加入或退出民主党派形成的相关材料。
（二）获得统战工作校级及以上先进审批表。
（三）其他可供组织考察的材料。
八、工会
（一）获校级及以上奖励审批表。
（二）工会、教职工代表大会形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
（三）其他可供组织考察的材料。
九、总务处
职工体格检查中有必要归档的体检表及工伤致残确定的残疾登记材料。