为了提高我校在校生学生档案工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学生及各院系提供服务，特制定本规范。

        一、学生档案工作的基本原则

        1、学生档案是记录和反映学生在高中及专科（指专升本学生）阶段的政治、思想、学习、身体等情况的真实记录，是我校人事档案的重要部分。

        2、学生档案必须实行集中统一管理，统一发放，以确保其完整、准确和安全、便于利用。

        3、各学院应明确一名分管学生档案工作的负责人和一名负责学生档案管理工作的人员，统一收集每级新生带来的学生档案，并按期向校档案室移交，由档案室统一管理。

        4、每年的学生档案整理及发放工作实行“学院整理、档案室监督、统一发放”的办法。学生人事档案关系到学生本人的切身利益，各学院要本着服务学生对学生负责的态度高度重视毕业生的档案整理及发放工作，要安排专人负责，确保整个工作不出纸漏，及时、准确地进行。

       二、学生档案的归档范围

        1 、学生档案归档内容：

    （1）高中档案：高中毕业生登记表、党（团）材料等；

    （2）新生入学体检表；

    （3）学生学年综合考评表（本科四年、专科两年或三年）；

    （4）高等学校毕业生登记表；

    （5）青岛农业大学学生学习成绩表；

    （6）全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书；

    （7）大学期间入党（团）材料；

    （8）大学期间的奖惩材料；

    （9）毕业生体检表。

       2、其他需要归档的材料

    （1）各学院按学生就业地区顺序填写档案转递单。

    （2）校内专升本学生档案按名单单独整理送交档案室。

        （3）其他需要暂缓发放的档案。

    三、学生档案的整理

       1、各学院按学生就业地区顺序填写档案转递单，并按转递单顺序把档案袋整理打包，以便工作校对。

       2、各学院在按转递单顺序整理好的档案上写明档案接收部门的详细地址并将转递单回执放入包装袋中，暂不封口。

       3、在档案袋右上角注明转递单号，背面注明袋内档案份数。

       4、转递单上填写的份数，必须用汉字数字，不能用阿拉伯数字。

       5、校内专升本学生档案按名单单独整理。

       6、欠缴学费、跟班试读费的学生档案，根据财务处提供的名单单独整理。

       四、学生档案的管理

       1、分类

学生档案的分类，按照学院、年级、班级进行分类。

2、排架和保管

学生档案按学院、年级进行排架，以班级为一个保管单位进行管理。

        五、毕业生档案的发放

        毕业生档案要按规定发放，统一组织，逐级转递，毕业生本人不能携带人事档案。

1、未落实就业单位的学生，人事档案发往其生源所在地市级人事局。

2、签订就业协议的学生，人事档案按照其协议书上的档案发往地发放。

3、考研学生的人事档案按调档函上的档案发往地发放。

各学院把毕业生档案发放信息用EXCEL 格式统计存档，并通过软盘或邮件方式连同学生档案一并上报校档案室，由档案室统一发放。

六、学生档案工作岗位责任制

1、各学院领导的职责

    （1）制订和健全有关管理制度。

    （2）对本单位学生档案管理干部提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。

        2、各学院负责学生档案工作干部职责

    （1）做好本学院新生档案的收集、编目、登记工作，并及时向校档案室移交档案。

    （2）做好本学院毕业生档案的整理、装袋、登记，填写转递单等工作。

       3、档案室学生档案管理人员职责

    （1）根据学校有关档案工作的法规，制定学生档案工作的各项制度。

    （2）指导、监督、检查和做好学生档案的整理、收集、归档工作。

    （3）对接收的学生档案及时进行分类、整理、排架保管工作。编制学生档案检索目录，为各学院及学生提供利用。

    （4）贯彻执行党和国家关于保密工作的规定，维护档案的安全。做好“八防”工作，确保档案材料完整、安全。