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通知公告

关于做好2009级新生档案归档及2008级大类分流和学分互认学生档案整理工作的通知

    2009-10-06 16:20:44           浏览数：0

各学院:
    为规范学生档案管理，适应我校大类招生制度下的学生档案管理新需要，为学生提供更好的服务，结合学校实际，现将2009级本专科学生档案的接收、建档、清理及2008级大类分流和学分互认学生档案整理工作等有关事宜通知如下：
一、关于2009级新生档案
（一）2009级新生档案的接收
1、接收档案范围
取得我校正式学籍的普通本专科学生均应将其档案存放学校档案室，因体检不合格而保留入学资格的学生档案要放在班级的最后。
凡今年经学校同意借读的海都学院学生，单独组班的按班级整理并标识，插班的以学院为单位单独整理造册上交，不要随所在班级上交。
2、接收流程
学院学生档案管理人员接收学生高中档案后，应认真清点核对，及时将由学校招生部门发放的学生高考电子档案装入其个人高考档案袋中，缺少的应与学校招生部门联系。以班级为单位，按顺序编号即档案编号（在档案袋右下角用铅笔标识）并按编号由小到大排列档案并捆扎。学院上交档案时需要提交班级的《青岛农业大学2009级新生档案登记表》一式两份，一份附班级档案上，一份档案室留存，同时以学院为单位将汇总的《青岛农业大学2009级新生档案登记表》电子表格打印一份交档案室留存，并将电子表格（EXCEL格式）发送到ybdas@qau.edu.cn。
学院接收自带档案者，档案接收人员应认真履行收交登记手续，确保档案的完整与安全。
（二）新生档案的建立和归档
在做好新生档案收集工作的同时，各学院应以班级为单位,为学生建立个人档案, 按上交高中档案编写的档案号进行日常管理，并打印各班学生档案目录，便于日常管理和查找利用。请各学院及时收集并整理学生档案，避免出现学生毕业时突击装档案现象发生。
（三）新生缺档的处理
学生档案管理人员应将缺档的学生名单及时通知学生，督促学生补交，对核实后确实缺档的，要求学生本人填写《青岛农业大学高考招生档案资料缺失确认表》，由学院盖章后存入学生本人档案，以分清责任，避免产生纠纷。同时将缺档的学生汇总到《青岛农业大学2009级新生档案缺档情况登记表》打印一份交档案室，同时发送到ybdas@qau.edu.cn。
二、2008级大类分流和学分互认学生档案的整理
2008级大类分流和学分互认的学生，其学院、班级均发生了很大变化，目前这些学生的档案仍是按分流和互认前的学院和班级存放，为有效管理这些档案，需要按分流和互认后的学院和班级整理存放。因涉及学生面较大，为避免整理过程中出现纰漏和差错，需要严格按照有关要求进行整理。
1、学院下载档案室提供的本学院分流和互认后的班级名单（数据在QQ群共享中下载）后，发给班级核对，由班长和书记按核对后的本班学生名单到档案室整理本班的学生档案。本班学生在原班级中有重名情况的，在核对过程中要注明，以避免在到原班级提取档案过程中出错。
2、档案整理以班级为单位，各学院在学校整体安排时间段内统筹安排。
附、1、青岛农业大学2009级新生档案登记表；
2、青岛农业大学2009级新生档案缺档情况登记表；
3、青岛农业大学高考招生档案资料缺失确认表；
4、2009级新生档案移交日程安排；
 5、2008级大类分流和学分互认学生档案整理日程安排。
 
 
 
档案室
2009 年10月6日