导航

角色

语言

通知公告

关于做好2008年度档案立卷归档工作的通知

    2009-03-10 17:29:46           浏览数：0

学校各单位：
　　学校档案立卷归档工作，是学校的一项重要基础性工作。为做好2008年度各单位档案立卷归档工作，确保各类档案及时、完整、准确归档，根据学校有关档案管理规定，档案室拟对各单位2008年度在学校各项工作中形成的各类档案进行集中立卷接收，现将有关事项通知如下：
        一、立卷归档范围
　　凡2008年1 月1日至12月31日期间，学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物（获市级以上奖励的奖状、证书、奖牌）等不同形式、不同载体的记录，均应收集归档。
　　二、立卷归档要求
       （一）党群、行政文件材料的立卷要求
       1、归档文件的整理，以件为单位进行，一般以一份文件为一件。文件的正文与底稿合为一件；原件与复制件合为一件；转发文与被转发文合为一件；正文与附件合为一件；同一年度内相关的请示与批复、报告与批示，函与复函合为一件，跨年度的各为一件；报表、图册、图表、介绍信存根、审批表、会议记录、纪念册、同学录、简报、各类登记册等按其本来的装订方法为一件。卷内文件的排列，结合事由按时间先后顺序排列，同一事由、同一事件或同一问题的文件材料按重要程序排列。反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。
        2、每一卷档案的厚度在100张纸以内，编上案卷页号，标在每一张纸的右下角，要按照文件排列顺序编制卷内文件目录，并一律打印。卷内材料一律拆掉金属物，每一卷档案都要按照精炼准确原则拟订一个标题并随着卷内目录和案卷一并送档案室，最后由档案室统一打印（卷内目录、案卷目录格式见档案室网页）。
       （二）教学档案的立卷归档要求
       1、教学文件材料实行部门立卷归档，请各部门根据文件材料的自然形成规律，认真整理、组卷。各类毕业生的学习成绩、学籍管理等材料，必须经相关教学主管部门审核、盖印后，方可整理归档。请各教学主管部门严格把关，确保归档文件材料准确、有效。
       2、毕业生的学籍卡、成绩单、论文评语分别整理，以院系、专业、班级为单位装订，学籍卡上必须填写毕业生的毕业证号和学位证号。立卷人应认真检查文件材料是否齐全、表格登记项目有无空缺，尤其是学生姓名必须准确，杜绝错字、别字。毕业生成绩生成的电子文件一并归档。
       （三）科学研究文件材料，按照科研文件材料的立卷方法，对已结题科研项目整理归档。
       （四）归档的文件材料制作和书写材料要利于长期保管，禁止用红、纯蓝墨水、铅笔和圆珠笔等书写，纸张的大小，规格要符合规范，纸张破损须进行必要修补。重要文件材料签字手续完备，例如加盖单位印章、领导人或经办人签字等，确保归档材料齐全、完整、有效。　　
      （五）各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。兼职档案人员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录。凡属归档范围内的文件材料，任何单位和个人不得拒绝归档、不得私自保存。
　 （六）立卷归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不得归档。移交档案的“卷内文件目录”应使用激光打印，以保证档案信息的长久保存，并移交“卷内文件目录”的电子目录。
　 （七）档案室将及时做好部门立卷的指导与检查工作，确保各类档案的及时归档。
　　三、时间安排
　　各单位应于2009年4月底前做好档案的收集、整理工作，于5月底之前完成档案移交归档工作。
　　四、归档流程
　　各单位兼职档案员对本单位收集的文件材料进行整理→联系档案室，经检查合格后确定件号、卷号→印卷内目录和案卷目录，经核对无误后装盒，填写盒内备考表，与学校档案室办理档案归档交接手续。
　　五、其他有关事项 
        在2009年的工作和管理过程中，各单位应按照本单位归档指导目录加强日常档案的整理和收集工作。其他未尽事宜请及时与学校档案室联系，电话：86080171
        附：青岛农业大学各单位归档指导目录 .xls
 
档案室
2009年3月9日