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通知公告

关于做好2011年度档案归档工作的通知

    2012-03-14 10:07:24           浏览数：0

各归档单位：
　　学校档案立卷归档工作，是学校的一项重要基础性工作。为做好2011年度各单位档案立卷归档工作，确保各类档案及时、完整、准确归档，根据学校有关档案管理规定，现将有关事项通知如下：
    一、归档范围
1、2011年1月1日至12月31日期间，学校在党政管理、科研、教学、外事、基建、财务、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的各种载体文件材料均应归档（详见附件1）。
2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（照片、光盘、磁盘等）。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3、以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
　　二、归档流程
1、归档验收：档案移交时，交接双方当面检查，档案馆按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。
2、移交手续：归档单位移交档案材料时必须填写“档案移交目录表”，目录表一式二份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。
三、归档要求
    1、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。归档的文件材料制作和书写材料要利于长期保管，禁止用红、纯蓝墨水、铅笔和圆珠笔等书写，纸张的大小，规格要符合规范，纸张破损须进行必要修补。
　　2、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项。重要文件材料签字手续要完备，例如加盖单位印章、领导人或经办人签字等，确保归档材料齐全、完整、有效。
3、纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。兼职档案人员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录。凡属归档范围内的文件材料，任何单位和个人不得拒绝归档、不得私自保存。
在移交档案的同时移交文件目录、案卷目录电子版。文件目录、移交目录模板可在档案馆网站相关文件下载区下载。
4、2011年以前未归档材料应在档案馆指导下补充立卷归档。
5、鉴于兼职档案员存在变动情况，为保障归档工作有序顺利完成，请各单位对照兼职档案员名单（见附件3）及时明确新兼职档案人员名单，并填写“兼职档案员登记表”（见附件2），于3月20日前将盖章后的《登记表》纸质材料报送至档案馆，同时发电子版至ybdas@qau.edu.cn。
四、时间安排
　　各归档单位应于2012年6月底前做好档案的收集、整理工作，于2012年7月底之前完成档案移交归档工作。
　　五、其他
各单位负责人要高度重视各类文件材料的归档工作，给兼职档案人员提供充分的条件和时间，并主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员归档，以便日后工作查考。
在2012年的工作和管理过程中，各单位应按照本单位归档指导目录加强日常档案的整理和收集工作。其他未尽事宜请及时与学校档案馆联系，电话：86080171
附件1：青岛农业大学各单位归档指导目录
附件2：兼职档案员登记表
附件3：兼职档案员名单
 
 
档案馆
　　　　　　　　　　　　　　　 2012年3月9日