一、档案馆负责档案管理系统的日常应用维护和用户管理服务等工作。网络信息管理处负责档案管理系统服务器的网络技术支持。

　　二、档案馆和网络信息管理处要对服务器定期进行管理维护和查杀病毒，及时做好杀毒软件的升级和操作系统的漏洞修复并做好记录。

　　三、全校档案工作人员要增强安全保密意识，在使用档案管理系统时，必须严格遵守国家和学校保密制度。

　　四、档案馆设专人负责管理系统的设置、维护以及数据和用户管理等日常工作。

　　五、系统管理员根据工作需要及信息安全规定设置用户及使用权限，各用户端均须设置密码。

　　六、部门档案员使用系统管理员设定的用户名登录，在设定的权限下进行网上立卷归档工作，添加档案记录、著录档案信息、追加档案全文、上传电子文件与多媒体电子档案。

　　七、系统管理员要及时做好数据备份工作，档案数据必须定期、完整地备份，所有备份数据不得更改。