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青岛农业大学声像载体档案工作规范

    2009-03-16 08:56:54           浏览数：0

为了提高我校声像载体档案工作的质量和管理水平，有效地为学校工作服务，充分发挥声像档案在社会主义现代化建设中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，特制订本规范。
一、声像档案工作的基本原则 
1、凡反映我校教学、科研、外事、党政管理活动，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案．
       2、声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。 
3、声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。由于档案室库房保管条件差，我校教育技术中心录制的声像档案有教育技术中心自己保管，待档案室库房条件改善后再归档案室保存。
       4、声像档案工作必须纳入我校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受录像材料的归档要求同步。
  5、要努力实现声像档案工作从经验管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高本校的教学科研和管理工作水平服务。
       6、声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。
二、声像档案归档范围的确定 
1、确定的原则
（1）归档的声像载休的档案材料，必须对学校与社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 
（2）归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体，不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
 2、归挡的主要内容和重点 
（1）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像裁体材料三个方面，具体范围见声像档案归档范围和保管期限表。
（2）归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。
        3、不归档的文件材料 
（1）不能反映本校工作、活动的声像材料；
     （2）音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；重份声像材料。
三、声像载体材料部门立卷和归档流程
 1、形成积累 
（1）教育技术中心、新闻中心和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。
 （2）声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专（兼）职档案员移送全部案本。 
（3）单位兼职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序分行系统整理后向档案室（含分室）移交。
2、整理组卷
（1）立卷原则根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
（2）立卷分类按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作的项目的文件材料，声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。
      （3）立卷分工综合管理材料，由新闻中心立卷归档．制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档，两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档，外单位制作的反映我校活动的声像载体材料，由档案室负责征集或委托征集。 
（4）归档材料的整理首先检查归档的材料是否完整、准确、系统，配套、音响画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。根据声像载体材料的形成规律，保持有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。
照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。
        3 、归档验收
      （1）声像材料形成部门应在规定时间向档案室办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。归档的材料，卷质量要求。
      （2）综合管理材料归挡时间为次年 6 月底以前，完成制作后三个月内归档。照片档案随时归档。
四、声像档案的管理 
1、分类编号按《青岛农业大学档案实体分类方案》进行分类。声像档案号。年度号=声像档案分类号+保管单位号，模式为：19XX--SX00--1~n。保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。年度用声像档案形成的自然年度。
2、编目
（1）档案室对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，也可另行在底边 20 毫米处贴上注有档号的标签。
（2）登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序以保管单位为对象填写；并注明相应的参见号。 
（3）按照 GB3792.4--85《非书资料著录规则》编制题名，案卷级声像档案和资料著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。
      （4）为方便查阅档案，应编制各种分类目录和专题目录。
      3、排架、保管
（1）按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。
（2）照片库房保持温度 15--25℃，湿度 55--65％。其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜 18--24℃，相对湿度宜 35--45 %，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。
       （3）照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理．
（4）录像带、录音带等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救．
（5）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。
（6）母带与复制带保管方法一致。母带必须专柜保管，并特别标明。
       4 、鉴定与销毁
按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。在销毁方式应注意按不同载体录像材料的性能，采用不同的销毁方式：如洗掉、去磁等。
五、声像档案工昨人员岗位责任制 
1、声像档案形成部门负责人职责
      （1）贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定，草拟本单位声像档案工作的规划和制度，并组织实施。
      （2）对我校各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，确保声像档案材料的完整、准确．
      （3）负责声像档案的鉴定工作，按规定销毁已无保存价值的档案材料严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。
      （4）积极做好六防（防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠）工作。
       2、各级声像工作部门科技人员职责 
（1）各级声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后立即将声像材料和文字简介整理好，向声像档案室归档．
（2）填好声像材料归档的有关表格，办完移交手续。 
3、声像档案形成部门兼职档案人员职责
（1）在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做声像档案的平时积累工作，接收本部人员将来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。
      （2）将已收集的案卷，于次年 6 月底以前向档案部门办理移交。
      （3）完成档案室委托办理的其他任务。