杨冬权在中央和国家机关档案工作会议上的讲话
（二〇一一年三月三十日）

同志们：

 

        这次会议的主要任务是，贯彻党的十七大和十七届五中全会精神，学习中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划在全国档案工作座谈会上的讲话精神，总结“十一五”时期中央和国家机关档案工作，表彰2001年—2010年中央和国家机关档案移交工作优秀单位、“十一五”期间中央和国家机关文书档案保管期限表编制工作优秀单位及年度档案整理质量检查优秀单位，部署今后一段时间中央和国家机关档案工作，努力推动中央和国家机关档案工作在新的形势下又好又快发展，为全面建设小康社会作出新的贡献。

       2010年12月15日，中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划出席全国档案工作座谈会时指出，过去5年来，全国档案系统广大干部职工自觉服从于服务于党和国家中心工作，与时俱进，扎实奋斗，各项工作取得了新的成绩，特别是紧紧围绕重大活动、重大国际盛会、重大自然灾害、重大突发事件积极提供档案服务，为党和国家办成大事、办好喜事、办妥难事发挥了独特作用；把大量民生档案、家庭档案、电子档案等纳入档案资源体系，极大丰富了档案资源的内容和形式；档案馆库建设力度空前，在夯实档案事业发展的物质基础上迈出了重要步伐。令计划强调，各级档案部门和档案工作者要适应当今时代的新发展，适应党和国家的新要求，适应人民群众的新期待，大力推进档案事业改革创新，努力实现档案工作科学发展，为服务党和国家工作大局作出更大贡献。令计划同志的重要讲话，充分肯定了“十一五”期间全国档案工作取得的显著成绩，对全国档案工作者给予了极大鼓励，同时对“十二五”时期全国档案工作提出了明确要求，体现了中央领导同志对档案工作的亲切关怀和高度重视，对广大档案工作者寄予了深切厚望。我们一定要认真学习、深刻领会、全面贯彻。

       多年来，在各单位领导的高度重视和大力支持下，在广大机关档案工作者的辛勤努力下，中央和国家机关档案工作取得了显著成绩，在全国档案工作中起到了表率和示范作用。这次会议已对机关档案工作中3个专项的优秀单位进行了表彰，我代表国家档案局中央档案馆向受到表彰的优秀单位表示热烈祝贺！向多年来给予我们有力支持的各单位的领导，向在座的办公厅（室）负责同志表示衷心的感谢！向中央和国家机关全体档案工作者表示亲切的问候！

        刚才，海关总署、中央组织部、公安部、审计署4个单位分别介绍了本单位开展档案综合管理、档案移交、档案保管期限表编制和档案整理工作的做法和经验，相信与会同志一定很受启发。这次会议，必将对中央和国家机关档案工作起到积极的推进作用。

       下面，我讲两个问题。

        一、关于“十一五”时期中央和国家机关档案工作基本情况

       “十一五”时期，党中央、国务院高度重视档案工作。胡锦涛总书记对普通档案工作者刘义权同志的感人事迹作出重要指示，希望全国档案工作者学习刘义权同志的先进事迹和崇高精神，并到医院亲切看望他。总书记还亲自观看反映刘义权同志事迹的话剧《生命档案》。这是我国档案史上前所未有的大事要事，使广大档案工作者受到前所未有的鼓舞鞭策。温家宝总理多次在《政府工作报告》中讲到档案工作，提出要搞好档案保护，促进档案事业发展。最近的《政府工作报告》又提出要发展档案事业。他还专门就汶川地震档案抢救和电子文件管理作出批示。中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划多次对档案工作作出重要批示、指示、讲话。这些都是对广大档案工作者的莫大鼓励和有力鞭策，对我们进一步统一思想、明确方向，振奋精神、鼓舞斗志，做好中央和国家机关档案工作具有重要指导意义。

       中央和国家机关各单位领导高度重视档案工作，或亲自主持研究并指导档案工作，参加档案工作会议，或作出重要批示、指示，帮助解决档案工作中遇到的实际问题，为机关档案工作的发展创造了良好条件。中共中央政治局委员、中央书记处书记、中央组织部部长李源潮在中央组织部十七大文件立卷归档报告上批示说：“这项工作做得很好，有关材料永久立卷，以作史存。”2009年10月，全国人大常委会副委员长兼秘书长李建国批示，指出：“档案及其管理，是机关工作中一项带基础性、永久性的工作。实现全国人民代表大会会议档案的双套制管理，提高档案管理的科学化水平，这项工作抓得好。希望再接再厉，继续推进。”2010年11月，国资委主任王勇批示，指出：“档案管理工作很重要，要按照中央有关部门的要求，结合我委和央企的实际，建立健全有关制度，加强管理，推动档案管理工作上个新台阶。”中央组织部秘书长邓声明充分肯定档案部门对深入学习实践科学发展观活动文件材料收集归档工作“抓的紧、收的全、效果好”。国土资源部领导积极筹措经费300万元并设立档案移交整理专项经费，要求“组织做好移交的各项工作，既要符合国家档案局中央档案馆对档案移交工作的规定，又要方便本部今后工作”。工商总局局长周伯华在视察基层工商所时指出：“档案工作对我们市场监管工作来说是最基础的工作，基础打好了，工作就有了主动权。现在档案管理工作实现了数字化，我们要将这些信息服务于工商系统监管，服务于工商企业。”武警部队王建平司令员对筹建新馆提出明确要求，指出，档案馆建设是武警部队一项长远性、基础性工程，建设时必须“标准要高、起点要高、规划要好”。

      在中央领导同志的亲切关怀下，在各中央和国家机关领导的高度重视下，中央和国家机关档案工作在各方面都取得了显著成绩。


         （一）机关档案工作服务党和国家工作大局的能力显著提高。

        第一，为重大工作服务。为庆祝新中国成立60周年，全国人大档案处为“建国60周年成就展”提供档案，展示了新中国国家机构组成人员产生的过程，吸引了大批参观者驻足观看，成为展区亮点之一。外交部档案馆根据中俄两国外长签署的两国外交部合作编辑1945年—1955年双边关系文献汇编的议定书，编辑了《中国与苏联关系文献汇编》，于中俄建交60周年之际在北京和莫斯科同时出版，这是新中国成立以来外交部首次与其他国家外交部成批互相提供外交档案文献，开辟了两国外交合作的新领域。这部汇编出版后，成为两国元首和政府首脑互换的国礼和两国学者研究的重要参考书。2009年中央外宣办与有关单位共同举办了“西藏民主改革50周年大型展览”，利用中央和国家机关提供的大量档案资料，全面揭露了达赖集团分裂祖国的真相，全面展示了百万农奴翻身以后西藏的巨大进步。胡锦涛总书记和其他中央政治局常委都参观了这个展览。

        第二，为改善和保障民生服务。各中央和国家机关档案部门深入实践科学发展观，坚持以人为本，紧贴百姓需求，会同我局制定了各类涉及民生档案的管理办法，出台各种措施，促进档案服务民生。2007年，林业局与我局联合制发了《关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》。2009年，人力资源社会保障部与我局合发了《社会保险业务档案管理办法（暂行）》，覆盖全国城市和农村数亿人口，极大地维护了参保者利益。国务院南水北调办与我局合发《南水北调工程征地移民档案管理办法》，国务院三峡办与我局合发《关于进一步做好长江三峡工程建设移民档案工作的通知》。民政部与我局合发《婚姻登记档案管理暂行办法》《伤残抚恤人员档案管理办法》《殡葬服务单位业务档案管理办法》等。

        第三，为党的建设服务。中国人民银行在筹备“金融系统反腐倡廉建设展”过程中，档案部门查阅了1978年以来的有关档案近百卷，提供了文件数千页、照片数百张，为展览提供了重要支持和保障，使展览取得圆满成功。中共中央政治局常委、中央纪委书记贺国强对展览给予了充分肯定和高度评价。

        第四，为抗震救灾服务。在地震局的“中国数字地震观测网络项目”中，档案部门提前介入，参与项目全过程的档案收集、整理，为项目通过验收并发挥作用奠定了坚实基础。汶川地震发生后很短时间内，应用该网络很快便测到了震中、震级及裂度，为中央领导决策提供了准确信息。档案部门还及时收集整理了汶川历次地震档案资料，并提供震前观测数据、会商意见等大量档案资料为救灾和现场应急工作服务。


          （二）机关档案基础业务建设持续加强。

         “十一五”期间，中央和国家机关以贯彻落实国家档案局令第八号为主线，开展了本机关文书档案保管期限表的编制工作；以狠抓年度档案整理质量为重点，开展了机关年度档案整理质量检查工作。两项工作并举，有力地推动了机关档案基础业务建设。

        在机关文书档案保管期限表编制工作方面，截至2011年2月，已有全国人大、全国政协、中央宣传部、中央统战部、公安部、环境保护部、交通运输部、税务总局、测绘局、地震局等138个单位完成了编表工作，约占中央和国家机关数量的95%。这是改革开放以来涉及面最广、改革力度最大、参与单位最多的一次修订工作，从源头上加强了国家档案资源建设，使机关文件材料的归档率、档案保管期限划分的准确率得到了根本性的提高。在编制过程中，各机关认真执行国家档案局令第八号精神，从本机关文件形成的实际出发，结合本机关各内设机构的职能特点，一方面按照各职能部门逐一编制文书档案保管期限表，做到文件应归尽归，不留空白；另一方面严格按照规定对归档文件准确划分保管期限。例如，财政部档案部门在编表过程中，多次召集各业务司局的有关人员开会，研讨具体文件的归档及保管期限的划分问题，确保文件归档齐全，保管期限划分准确。农业部档案部门与相关业务司局进行研商，及时调整相关归档文件的保管期限，使所编期限表更符合机关实际。

       在机关年度档案质量检查工作方面，各中央和国家机关以协作组内各单位互查的形式，基本完成了对所有单位的年度档案整理质量的检查。各单位对此高度重视，对照国家有关机关档案工作的法规、标准要求，对本机关年度归档文件进行了认真细致地收集整理，力求做到归档齐全完整，档案分类明确，保管期限划分准确，排列科学合理，编目规范清楚。在已受检单位中，中央组织部、发展改革委、中办人事局、中办警卫局、商务部、民政部、审计署、海洋局、红十字总会、武警部队档案馆等单位的档案整理规范有序，质量比较好。这项活动开展以来，各中央和国家机关文件的归档率和归档文件的整理质量得到了普遍提高，个别机关一些多年形成的不正确整理方法得到了纠正。


       （三）机关档案法制建设不断完善。

       加强档案法制建设，依法管理档案事业，是实现依法治国方略的重要组成部分，也是依法行政的重要内容。“十一五”期间，国家档案局对近60个中央和国家机关开展了档案行政执法检查和档案安全专项督查，进一步提高了中央和国家机关贯彻《档案法》的自觉性，增强了档案意识，提高了档案安全防护能力。各单位认真贯彻执行《档案法》，建立和完善了档案工作制度，使中央和国家机关档案工作继续沿着法制化轨道迈进。

       “十一五”期间，国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》，指导各级档案部门有序开展民生档案工作，并与一些专业主管机关紧密合作，制定、修改了多个专业档案管理制度，如与民政部联合制定、修改了《社会组织登记档案管理办法》等，与安全监管总局联合印发了《安全生产事故档案管理办法》，与教育部联合印发了《高等学校档案管理办法》，与卫生部联合制定了《卫生档案管理规定》，与广电总局联合印发了《电影艺术档案管理规定》。档案行政执法检查、档案重大专项督查的持续开展和档案规章制度的不断完善，进一步促进了中央和国家机关档案工作法制化、规范化、标准化发展。

       （四）机关档案移交工作取得阶段性重大成果。

       “十一五”期间，中央和国家机关加快了向中央档案馆移交档案步伐，共有48个单位、77个全宗、近30万卷(件)档案移交到中央档案馆。移交档案的整理质量、档案数字化程度都明显高于“十五”时期，档案移交工作取得了阶段性重大成果。

        在中央领导同志高度重视下，国家档案局中央档案馆于2001年启动了2001年—2010年10年档案移交和接收活动，涉及单位100多个。10年间共有85个单位、143个全宗、62万多卷档案移交到了中央档案馆。此外，还移交了大量的档案数字化数据及资料、照片和实物档案。10年档案移交工作，各单位积累了许多好的做法和经验。

       一是以高度的政治责任感和历史使命感做好档案移交工作。各单位正确处理局部与整体利益、眼前与长远利益的关系，以高度的政治责任感和历史使命感把档案移交工作当作一件重要任务来完成。人民日报社领导对档案移交工作作出批示，要求“认真做好有关事项，重要内容及时向社长、总编辑报告”，为报社圆满完成档案移交提供了重要保证。水利部领导对档案移交非常重视，从组织、经费、人力和物力等各方面给予了大力支持，陈雷部长专门作出批示，指出：“这项工作十分重要，要全力以赴，按中办的要求圆满完成任务，所需经费请财经司予以保证。”部里组成了档案移交领导小组，与有关方面密切配合，相互协作，顺利完成了档案移交任务。


        二是精心组织，周密部署，科学谋划档案移交工作。许多单位领导亲自召开有关档案移交工作会议，成立专门工作小组，研究解决涉及到的问题，从人、财、物各方面给予大力支持。各移交单位从实际出发，结合进馆时间安排，成立了档案移交工作领导小组、档案鉴定工作领导小组。发展改革委办公厅领导亲自兼任档案移交工作领导小组和鉴定工作小组组长，经常过问、督促有关工作，确保了档案移交工作有序、有力、有效进行。

       三是坚持标准，严格管理，有效控制移交档案质量。各移交单位认真学习移交档案的质量标准，明确了各项标准中哪些必须做，哪些可变通；哪些难以做，哪些容易行；哪些需量化，哪些要细化；哪些具有普遍性，哪些具有特殊性；哪些是过去规定，哪些是当前要求；哪些可以灵活掌握，哪些要严格遵守。从而保证了移交工作高标准，严要求，有成效。中科院在移交档案的整理和数字化过程中，制定了严格的工作流程和操作程序，创造性地在档案整理与数字化中引入项目管理的理念，遵守数字化工作流程，各道工作程序严格把关，使移交进馆的档案不仅实体整理符合标准，而且数字化数据也符合可读、可用的要求。

       四是以档案数字化为带动，促进档案移交工作。许多移交单位严格按照《纸质档案数字化技术规范》和《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》，对移交档案进行数字化。10年间，共有中央统战部、文化部、教育部、工商总局、旅游局、文物局、人力资源社会保障部、海关总署、气象局、中科院等36家单位移交了档案实体和数字化数据，占已移交单位总数的42%。通过档案数字化，各单位既可保留一套档案数字化数据供本单位日常利用，同时又可将档案原件移交进档案馆，减少了本单位库容和安全等方面的压力，形成了档案移交方和接收方双赢的局面，促进档案移交工作达到新水准。


       （五）机关档案信息化建设稳步推进。

       “十一五”期间，各中央和国家机关认真贯彻国家有关电子文件管理工作政策，充分应用计算机技术、信息技术和网络技术，积极稳妥地推进机关档案信息化建设，取得了可喜成绩。中央对外联络部升级开发了文档一体化管理系统，基本实现了对文件、档案在网络环境下的管理及查询利用，满足了各项业务工作需要。近年又大力开展档案数字化工作，利用计算机技术、图像扫描技术等把档案转化为数字化信息，通过数字存储，实现网络利用，做到了“存储数字化、利用网络化”。海关总署全面推行文档一体  化管理，实现了电子文件在线归档，简化了归档方法，做到了随办随归，实现了机关公文处理与档案管理数据资源的共享，无需再进行档案数字扫描，避免了重复劳动。在2010年归档工作中，署机关档案部门共接收2009年纸质档案与电子档案均为19276件，保证了纸质文件与电子文件的一一对应和完整归档。质检总局开发数据接口，做到了档案管理系统与办公自动化系统有效挂接，实现了纸质文件与电子文件双套归档模式。

        （六）机关档案安全管理状况大为改善。

        在档案安全制度建设方面，商务部制定了《档案工作突发事件应急处置工作分工和工作流程》，成立工作小组，明确了各成员单位在处置档案工作突发事件时的各自职责，同时规范了处置流程。旅游局印发了《机关档案工作突发事件应急处置预案》，明确了应急处置组织机构及职责，建立了预警和预防机制，设置了处置区域和应急响应等级，以有效预防、及时处理和解决档案工作中的突发事件，确保档案安全。

        在档案馆库建设方面，武警总部领导高度重视档案馆建设，2010年投入5000多万元兴建了近万平方米的武警部队档案馆，并一次投入近2000万元购置安装高压细水雾灭火系统、恒温恒湿空调系统、智能密集架等先进设备，档案馆库面积由不足300平方米跃升到近万平方米，这不仅是量的变化，更是质的提升，为武警部队档案的安全保管创造了良好环境和条件。最高人民法院在办公用房极为紧张的情况下，增建了2000多平方米的新库房，安装了自动、手动、电脑控制三位一体的密集架，安装了各种消防、安防和恒温恒湿空调系统设施设备，设置了办公室、珍藏室、阅览室、检索室、整理室、消毒室等办公用房。工商总局高度重视档案库房的改造工作，办公厅领导亲自带队调研论证，制定改造方案，增设了安防监控设施，更换了电闸箱和气体消防灭火系统，对库房电线进行了封装，实现了办公、阅览、库房、整理等用房分开，确保档案安全。全国工商联以新建办公楼为契机，在大楼设计之初，就按照国家有关档案馆库建筑规范和建设标准，将档案用房的建设纳入到总体设计之中，并将大楼最好楼层分配给档案部门，档案用房面积由40平方米提高到近150平方米，档案保管条件大为改善。

       “十一五”时期，中央和国家机关档案工作取得的显著成绩，是各机关领导重视的结果，是全体机关档案工作者共同努力的结果。同时，我们要清醒地看到，中央和国家机关档案工作的发展还不平衡，一些单位的档案意识还有待进一步加强，档案资源建设的力度、工作创新的力度、内部管理的力度还需进一步加大，档案安全状况和基础条件还需进一步改善，档案信息化建设进度还需进一步加快，干部素质也需进一步提高。我们要采取有效措施解决这些问题，促进中央和国家机关档案工作全面协调可持续发展。


         二、关于今后一段时间中央和国家机关档案工作的主要任务

       今年是我国实施“十二五”规划的开局之年。各中央和国家机关档案部门要结合《全国档案事业发展“十二五”规划》，科学谋划本机关档案工作的发展。要以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，围绕党和国家工作大局，全面推进和完善覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系建设。按照“确保档案安全，加快业务创新，狠抓基础建设，激发队伍活力”的要求，通过档案工作运行机制和管理体制的改革创新，促进中央和国家机关档案工作安全发展、协调发展和可持续发展，更好地为党和国家各项事业服务。

      （一）要以科学发展观为指导，把档案工作放在机关工作更重要的位置上予以加强。

       科学发展观是指导全党全国各项工作的战略思想。机关档案工作的发展，也离不开科学发展观的指导。各中央和国家机关一定要按照统筹兼顾、各项工作协调发展、可持续发展的要求，结合实际，找准本单位档案工作的定位，在新形势下进一步重视档案工作，进一步完善档案工作体制机制，促进本单位档案工作再上新的台阶。要切实加强对档案工作的领导，把档案工作纳入到本单位工作计划或规划，纳入议事日程，定期听取档案工作汇报，及时研究解决重大问题，把档案工作放在机关工作更重要的位置上予以重视、予以加强，为档案工作的顺利开展提供体制、机制、人力、财力、物力保障，使档案工作与机关其他各项工作同步发展、协调发展。

       第一，要进一步提高对机关档案工作的认识。机关档案是机关所有人员、财产、物资、事务的原始记录，它不仅是机关内部管理和进行社会管理的基础，也是机关实行公共服务的基础。机关档案如果管理不好，发生混乱或者散失，将大大降低机关的管理效率和服务水平。机关档案工作是机关各项工作的基础和不可缺少的一环。搞好机关档案工作，首先有利于机关人力资源的开发，物流、资金流的管理控制，有利于提高机关办文、办会、办事的效率。我到许多中央和国家机关的档案部门，了解过其档案的利用情况，发现各机关的职能部门很少没有到档案室查过档案的，各机关的档案很少有没被利用过的，利用的方面无所不有，有的为制定政策、规划，有的为打经济官司，有的为工作查考，有的为编史办展。甚至几十年前形成的档案，早已移交到我们中央档案馆了，现在还往往经常来调用，甚至是成批地、几十卷、几百卷地调用。其中既有机关工作查考利用的，也有机关人员为解决个人问题而利用的。所以，机关档案的作用首先是有利于机关的管理与服务，充分发挥本机关职能，其次才是有利于国家历史资料的积累与完整；首先是对本机关具有现实作用，其次才是对社会具有历史作用。搞好机关档案工作，首先得益的是本机关，然后才是全社会。重视机关档案工作，是机关领导人员和管理人员的本职工作和应尽职责。


       第二，要进一步重视机关的各种专业档案，尤其是涉及民生的各类档案。过去，大家谈到机关档案，首先想到的是文书档案，红头文件，而对机关或系统的许多专业档案没有太重视。现在来看，各种专门档案、业务档案，特别是涉及民生的那些专业档案，越来越重要，越来越需要引起重视，要下力气抓好。像土地档案、山林草场档案、住房档案、婚姻档案、保险档案、医疗档案、健康档案、学籍档案、干部人事档案、企业职工档案、就业档案、住房公积金档案、诚信档案、知识产权档案、户籍档案、财会档案等，都是覆盖亿万人口、涉及广大人民群众切身利益的，如果管理不善丢失，将会严重损害机关形象与党和国家形象，甚至会产生社会动荡，导致政府官员下台。日本养老金档案丢失导致自民党丧失执政地位和安倍晋三首相辞职，东京电力公司篡改核电站安全档案而引起社会公愤等事件，都足以说明涉及民生的专业档案对机关、对国家的极端重要性。我们必须引以为戒，进一步重视本机关的各类专业档案，尤其是涉及干部职工权益、涉及广大人民群众切身利益的民生方面的专业档案，一定要提高认识，转变观念，下力气建好、管好、用好，使机关档案工作更全面、更有效地开展好。

       第三，要进一步健全和完善机关档案工作管理体制。机关档案部门是机关党务、政务信息的总汇机构，是各中央和国家机关领导的重要参谋和助手，具有综合性和基础性的特点。各中央和国家机关的档案部门在办公厅（室）的直接领导下开展档案工作，是多年来被实践证明了的机关档案工作的成功体制，也是《机关档案工作条例》的明确规定。这样的管理体制有利于机关档案部门履行其法定工作职责，有利于依法对本单位、本系统的档案工作进行指导、监督与检查，有利于统一管理本机关全部档案。目前，少数单位把档案机构有的放在后勤中心，有的放在机关服务中心，有的放在其他工作部门，这样做是否利于档案工作值得考虑。希望有关单位总结经验，把健全和完善档案工作管理体制作为依法治档的一件大事来抓，切实抓出成效。

        第四，要进一步关心档案干部成长，调动他们的主动性和积极性。人的因素是决定机关档案工作发展的关键因素。各单位要采取有效措施，提高机关档案工作者的政治素质和业务素质，为他们提供良好的工作氛围和条件。要努力为档案工作者办些实事，统筹解决涉及他们切身利益的职级待遇、编制等问题，不让这些默默无闻、埋头干事的人吃亏。当前，少数单位因管理体制原因，仍有一些档案人员的编制问题没有得到很好解决，对档案人员没有做到与机关其他人员一视同仁。这既影响了档案人员的工作积极性，也影响了档案工作的开展。希望有关单位从关心档案事业的发展、关心档案干部的成长出发，妥善解决这一问题。

       第五，要进一步加大对档案工作的基础投入。一要加大对档案人员培训的经费投入，包括让他们出去考察学习，开阔眼界，不断提高档案人员的业务素质。二要加大对开展档案工作的软硬件投入，如改善档案安全保管条件，提供档案信息化建设的必要经费等。


       第六，要给机关档案部门出课题、压担子，进一步提高机关档案工作服务能力。机关档案工作服务要落实到3个方面：一是要为机关领导决策做好服务；二是要为各工作部门做好服务；三是要为人民群众做好服务。要把为党和国家工作大局服务作为档案工作的着眼点、着重点和着力点，不断拓展档案服务领域，在服务深度和广度上下功夫，充分发挥档案在全面建设小康社会中应有的作用。近年来，各有关中央和国家机关档案部门围绕党和政府推进社会主义新农村建设、实施积极就业政策、加强环境治理政策、完善社会保障、建立服务型政府和诚信社会、社区建设等重点任务，积极开展了加强农业和农村档案工作、社保档案工作、环保档案工作、信用档案工作、社区档案工作等，为全面建设小康社会提供了有效服务。要不断总结这方面的经验，坚持“服务为先”战略，不断创新服务方式，改进服务手段，增强档案部门的公共服务能力，全面完善方便人民群众的档案利用体系，最大限度地满足社会对档案服务的需求。

      （二）要以专项档案业务检查、督查为抓手，大力推进档案基础业务和档案安全体系建设。

        第一，继续推动中央和国家机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制、审批及修改工作。目前，还有8个单位没有完成这一任务，2011年上半年必须完成扫尾工作。已完成编制报批的单位，要根据实际工作的发展继续修改，进一步完善。

       第二，对中央和国家机关实施国家档案局令第八号的情况进行专项检查。“十二五”期间，每年检查约30个单位，5年完成对所有中央和国家机关的检查。主要看国家档案局令第八号执行情况如何，符不符合实际，是否需进一步修改。检查的内容有两个方面：一是各机关的文件是否按照本机关归档范围做到了应归尽归，尤其是涉及人的文件、涉及本机关基本职能的文件是否归档齐全；二是应归档的文件材料是否严格遵循了本机关文书档案保管期限表的划分标准。对检查过程中发现的问题，各受检单位要认真研究，提出切实可行的解决方案，积极整改，把各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的贯彻落实工作引向深入，将这项工作做细、做深、做实。

        第三，继续开展中央和国家机关档案安全情况督查。确保安全是机关档案工作的永恒主题，“安全第一”是机关档案工作的不变战略。为了促进各单位的档案安全，我们要每年在中央和国家机关开展安全督查。督查的内容有3个方面，一是档案保管安全情况，二是档案利用安全情况，三是档案库房安全情况。各单位一定要按照令计划同志在档案安全方面提出的筑牢“五道防线”的要求，即必须筑牢制度防线、环境防线、技术防线、人员防线、保密防线，确保档案万无一失，以优异成绩迎接督查。


        （三）要以第二个10年档案移交工作为契机，全面推进中央级国家档案资源建设。

       2010年底，我们印发了《中央和国家机关向中央档案馆移交档案时间安排（2011—2020年）（征求意见稿）》，对今后10年移交单位名称、年度移交单位安排提出了初步意见。今后10年移交档案的范围为1990年前各单位形成的经鉴定后需永久保管的档案。我们将在各单位反馈意见的基础上，通过双方协商，尽快印发这个《时间安排》，以此作为今后10年中央和国家机关移交档案的目标和任务。为做好今后10年档案移交工作，提出以下4点要求。

       第一，要提高认识，高度重视。依法移交档案，是各级党政机关、社会团体和企事业单位的法定职责，是各单位应履行的法定义务。中央档案馆代表国家依法行使接收和保管中央和国家机关形成的永久档案的职能。在移交档案的问题上，一要充分认识到移交档案是新形势下机关档案工作的一项重要任务和法定义务，移交态度要坚决，移交工作要不打折扣。二要充分认识档案移交工作是加强国家档案资源建设的一个重要手段，是档案部门深入贯彻落实科学发展观，进行“三个体系”建设的重要举措。三要认识到档案移交工作也是确保本单位重要档案安全、减少本单位对重要档案安全责任、减轻本单位档案库房压力的有效途径，对本单位有着多方面的切实好处。晚移交不如早移交，少移交不如多移交。至于利用，现在通过数字化手段在本单位留一套数字化数据，就一点也不影响日常利用了。只有认识到位，思想才能重视到位，行动才能落实到位。各移交单位要切实采取有效措施，将档案移交工作提前列入议事日程，帮助解决移交过程中的人、财、物等紧迫问题，为档案移交工作创造良好的外部条件。

       第二，要科学规划，争取主动。档案移交工作在新形势、新阶段有新的要求。在今后10年中，我们将在充分调研论证的基础上，适时调整档案移交范围，不断改善档案馆藏结构，特别是一些中央和国家机关的直属单位中具有国家意义层面的档案，要适时移交接收进馆；对一些中央和国家机关中涉及民生的重要专业档案也应适时移交进馆。因此，今后10年一些重点机关、重点二级单位、重要专业档案将会陆续纳入中央档案馆接收单位名册和档案接收范围。可以说，今后10年档案移交工作与以前相比，既有延续性，也有扩展性。各单位要提前准备，摸清家底，科学规划，争取主动。我们将积极与有关单位协调，尽早制定有关重要专业档案接收范围和重点二级单位接收名册及其档案范围，负责档案接收工作的人员要根据《时间安排》，提前介入档案移交前的业务指导工作，使各机关明确本单位应移交档案的范围，做到早计划、早安排、早通知，确保档案移交工作有序展开。


        第三，要真抓实干，质量先行。移交工作首先要保证移交档案的质量。如果移交的档案不符合案卷质量标准，不仅会造成人力、物力和财力的浪费，而且也会给移交单位将来利用本机关档案造成很大麻烦。各移交单位要认真按照有关要求，对应移交档案做一次全面检查、鉴定，对不符合案卷质量要求的档案要进行重新整理，查漏补缺，缺什么、补什么，严把档案整理质量关。

      第四，要在移交前对档案进行数字化，并在移交时把档案实体与档案数字化数据一并移交。在今后10年档案移交工作中，凡是要移交的档案，首先必须数字化，只有把档案数字化了，才能在档案移交后本单位更方便地利用档案，才能提高本单位档案的利用效率，才能通过数字化利用代替原件利用来确保本单位档案原件的安全。档案数字化后，本单位留一套数据，并移交一套数据给我馆作为备份而异地存放。各单位移交档案前首先要进行数字化，在移交档案时一并移交一套数字化数据，是今后档案移交工作的一项硬性指标。这完全是从有利于档案安全与利用来考虑的。档案数字化数据要符合《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》。在前10年的档案移交过程中，许多单位以档案移交为契机，在本单位领导的高度重视和大力支持下，着眼于安全保管和方便利用，对本机关档案基本上进行了数字化，为档案移交奠定了坚实的基础，一些单位甚至可以做到随时移交、提前移交。但有些单位因受资金、场地、技术等条件的限制，档案数字化工作存在诸多困难。希望各单位领导予以支持，帮助协调解决这方面的问题。

       中央档案馆可以随时接收已符合进馆标准的档案，提倡各单位在《时间安排》前移交档案，同时也提倡各单位移交1990年以后的档案。我们对提前移交档案单位将给予一定的物质奖励，同时建议有关单位对本单位档案部门给予一定的物质和精神奖励。对于以各种理由拒绝或拖延移交档案的单位，我们要进行专门督查并予以通报。我们在今年对中央和国家机关的档案安全专项督查中，就把移交列为督查的内容之一，并将把督查结果在一定范围内通报。

       （四）要以建立健全专业档案规章制度为突破口，完善机关档案法制建设。

       多年来，中央和国家机关高度重视本机关、本系统产生的专业档案的管理，会同我们联合制定了30多种专业档案的管理办法，但是这只占了专业档案的小部分，还有许多种类的专业档案需要纳入档案管理的范畴。为切实加强专业档案管理，国家档案局将会同有关中央和国家机关对专业档案展开调查，共同研究制定相关办法，将各种专业档案的管理纳入到档案基础业务建设范畴，逐个部门、逐个系统地抓，争取早日建立起比较完备的专业档案管理法规体系，使档案工作向经济建设和社会各项事业的第一线延伸。


       第一，要编制完成《专业档案体系框架》。近期，各中央和国家机关要按照国家档案局《关于填报专业档案管理情况调查表的通知》的要求，认真摸清家底，将本机关形成的专业档案种类、数量如实填报。我们将在全面调查的基础上，编制《专业档案体系框架》，以明确国家专业档案资源的范围和管理职责，并作为我们与各中央和国家机关制定专业档案工作政策、开展业务监督指导的重要依据。

       第二，要密切配合，共同做好有关专业档案规章制度制修订工作。今年，我们要制定《国家大型文化活动档案管理规定》，还要会同财政部修改并出台《会计档案管理办法》等。各单位要逐步清理本单位在专业档案工作方面制定的管理规章制度，对2006年之前制定并与国家档案局联合发布的专业档案管理规章制度，凡内容滞后，不符合现实工作需要的，要会同我们联合启动修改工作。凡是以前各单位单独制发的专业档案管理规章制度，要在联合调研、修改的前提下，实现与我们联合签发。经过调研属于专业档案范畴而尚未制定规章制度的，要尽快组织起草工作，争取早日出台。

        第三，要集中管理本机关形成的专业档案。集中管理可分为档案实体集中和档案信息集中两种管理方式。实体集中是指各类专业档案要全部进入本单位综合档案室进行管理，统一整理、编目，统一提供利用；信息集中是指机关档案部门对需分散保管的各类专业档案进行有效监管，即对本单位的全部专业档案信息，如目录、数据等，按统一的管理制度进行集中管理。

       各中央和国家机关要加强对本机关和所属单位形成的专业档案的业务监督指导，将专业档案规章制度建设列入工作议程，组织档案部门、相关业务部门与我局业务部门共同协商，提出专业档案工作方案并加以实施，使之成为推动档案事业全面协调可持续发展的新的增长点。

       （五）要以电子文件归档工作为重点，积极推进机关档案信息化建设。

        目前，各单位档案信息化建设发展水平不均衡，推进档案信息化建设的速度、广度和深度存在较大差距。2010年我们对中央和国家机关电子文件种类格式及归档技术方法现状进行了调查，据统计分析，有42%的单位对电子文件进行了归档，但使用的归档系统不统一，有的在政务信息系统、有的在OA系统、有的在业务系统中归档。归档工作职责不明，有的由信息部门负责，有的由文秘部门负责，有的由业务部门负责，有的由档案部门负责，并且归档不够标准规范，其中不向档案部门移交归档电子文件的占到32%，95%以上的机关单位没有在本城市以外建立备份。电子文件归档工作存在政出多门、多头管理、归档职责不明等问题，不利于电子文件的真实、完整、可用和安全。围绕电子文件归档，要做好以下3项工作： 


       第一，要认真贯彻落实国家有关电子文件管理工作的政策。坚持“统一管理、全程管理、规范标准、安全保密”的原则，对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件集中管理；对电子文件形成、办理、传输、使用、保存、销毁实行全过程监控管理；要统一技术标准，建立电子文件管理标准体系，实现电子文件的规范化管理；要按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件安全。各机关的文秘和业务部门负责电子文件日常处理，档案部门负责归档电子文件管理，信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持，保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理”，各司其职，共同做好电子文件的归档工作。 

        第二，要加快相关标准和规范的制修订工作。在国家电子文件管理部际联席会议的领导下，由我局牵头正在抓紧制修订《电子文件元数据标准》、《电子文件归档与管理规范》和《电子档案移交与管理办法》等技术标准和管理规范，目前相关技术标准和管理规范正在试点过程中，今年已列入国家电子文件管理部际联席会议发文计划。

第三，要认真做好传统载体档案的数字化工作。到“十二五”末，各机关要对室藏传统载体档案全部完成数字化。要加强档案数字化基础工作和全程控制，保证档案数字化质量。要建立档案数字信息安全保障体系和信息安全管理制度，尤其是要加强对数字化加工人员的安全管理和教育，确保数字化各个工作环节万无一失。要规范电子版档案数据，遵守《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、方便共享。

       各中央和国家机关要把档案信息化建设纳入本单位信息化建设整体规划，纳入各阶段实施计划，确保档案信息化建设与机关信息化建设同步规划、同步建设、同步发展。


       （六）要以提高素质为主，大力加强档案干部队伍建设。

        要把机关档案干部队伍建设放在突出位置来抓，加快造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。要在提高政治素质上下功夫，用科学发展观武装干部思想，引导他们用科学发展观指导档案工作，提高运用科学发展观干事创业的水平；要在提高业务素质上下功夫，努力学习钻研档案业务，掌握做好新形势下档案工作需要的各种新知识，通过与高校、各级党校合作，加大对档案干部的培训力度。2011年，我们将继续与有关部门合作，在中央党校、中国浦东干部学院举办档案领导干部培训班，选派中央和国家机关部分档案工作人员参加学习培训。要在激发干劲上下功夫，用正确的导向引导人心，坚持以成绩论英雄，让肯干事、能干事、干成事的人得到褒奖和重用，让不思进取、无所事事的人感到压力和危机，从而引导档案工作者把心思用到工作上，形成推动事业发展的强大合力。要在排忧解难上下功夫，坚持以人为本，投入更多的精力，多想办法、多出实招，切实帮助档案工作者解决后顾之忧，使这支队伍始终热爱档案工作、安心档案工作、倾全力投身档案工作。

        同志们，回顾过去，我们为中央和国家机关档案工作取得的成绩而感到自豪；展望未来，我们对中央和国家机关档案工作的发展充满信心。让我们紧密团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，深入贯彻落实科学发展观，锐意进取、开拓创新、真抓实干，齐心协力把中央和国家机关档案工作提高到新水平。


原载于《中国档案报》2011年4月4日 总第2136期 第一版