一、凡持有合法证件的校内外单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅、摘抄和复制属于开放范围的档案。

二、查阅综合档案资料，须填写《档案查（借）阅申请表》。校内人员查阅本部门归档档案，需部门负责人签署意见并加盖公章；查阅其他部门归档档案，需要本部门和归档部门负责人分别签署意见并加盖公章；查阅科技档案，还须经课题负责人或科技人员本人签字同意。

三、档案资料原则上只限馆内阅览，不得随意带出。因工作确需借出的，需经档案馆负责人同意并签署意见；涉及重要档案的，须报请校领导批准。借出的档案必须在规定期限内由经办人负责收回；保密档案和非公开档案的借阅严格按相关规定办理。

四、校外单位、人员查阅(不得借出)上述档案，须先经档案馆负责人批准后，再按以上规定办理审批手续。

五、校外人员代表单位查阅相关档案，须出具单位介绍信及本人身份证；查询本人档案须出具身份证或毕业证等证明文件；受托查询他人档案须出具本人身份证及请托人委托书、身份证或毕业证复印（传真、打印、扫描）件。档案馆不接受函件及电话查询。

六、港、澳、台同胞，海外侨胞，要求利用我校档案，须经有关主管部门介绍；外国人要求利用档案的，须经外事部门介绍和学校批准后，再办理相应手续。

七、除档案资料证明外，档案馆一般不再出具文字证明。特殊情况确需开具的，证明内容将严格以现有档案材料为依据并注明档案号，超出档案材料证明范围的内容，一律不予开具。所有证明中不得出现有评论性意见的文字。

八、档案资料复制，必须经档案员同意，复印件、摘抄件须经核对并加盖档案馆证明章后方为有效。

九、档案资料复印必须严格遵循原件，除加盖档案馆证明章（圆章）和说明章（方形章）外，不得有任何内容的添加、删改、文字说明、注释及标记。

十、档案馆对档案资料内容不作任何解释和说明，遇有疑问请查询档案归档部门或工作主管部门。

十一、档案工作人员在回收档案时，必须认真检查、核对无误后，方可办理归还手续。如发现缺页和损坏，应及时采取措施，并追究借阅者责任，按相关规定处理。

十二、按国家有关规定，利用档案将收取相应的档案维护费；复印资料收取复印费。