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通知公告

关于做好2010届毕业生档案整理及发送工作的通知

    2010-06-21 18:08:39           浏览数：0

各学院：
为进一步做好2010届毕业生的档案整理及发放工作，保证毕业生档案及时准确地转递，同时为便于今后毕业生的档案传递查询，更好地为我校毕业生做好服务工作，现将有关工作事项通知如下：
一、 工作原则
今年的档案整理及发放工作仍实行“各学院整理、 档案馆指导 、统一发放”的办法。学生人事档案关系到学生本人的切身利益，学院要本着服务学生，对学生负责的态度高度重视毕业生的档案整理及发放工作，要安排专人负责，确保整个工作按时、准确、不出纰漏地完成。由于毕业生档案整理工作量大，时间紧，要求高，学院可组织非毕业班的班级两委会成员、党员或责任心比较强的学生参与整理，但毕业生学生不能参与整理工作。
二、毕业生档案的整理办法
毕业生档案由各学院负责整理、核对、封口。在档案整理期间，档案馆将派人到各学院检查档案材料的整理及《回执》、档案袋封面的填写、粘贴情况。
（一）高中档案的整理
以学院为单位到档案馆领取毕业生高中档案，领取时要按照清单进行核对。按档案馆提供的班级名单核对现有的高中档案，填写《2010届毕业生档案核对表》，对无档或有档不在读的学生要注明学籍变动情况，并将多余的档案以学院为单位送交档案馆，由档案馆统一调配档案。对于无高中档案的，学院要出具《高中档案缺失证明》，签字盖章后装入本人档案。
（二）大学期间档案的整理
1、以下材料每位学生必备（必须是原件），如材料不全，必须列清单注明原因。
①高等学校毕业生登记表；
②毕业生就业派遣通知书（报到证副页）；
③青岛农业大学学生成绩表；
④高校招生考生电子档案；
⑤在校期间的年度考评表；
⑥新生入学登记表；
⑦毕业生体检表（包括入学体检和毕业前体检）。
2、补充装档的学生材料（并不是每位学生都有的材料）有：
党团材料。对有《入党申请书》、《入党志愿书》、《入党积极分子考核表》、其他组织考核材料（预备党员政审材料、党课结业证书等），是团员的毕业生其团组织材料也要装入档案。
表彰材料。《优秀毕业生审批表》、《优秀团干部登记表》、《优秀团员登记表》、《三好学生审批表》、《优秀学生干部审批表》以及市（地）级以上各类表彰材料。
贷款材料。凡已申请贷款且已划款成功，毕业前未还清贷款的毕业生，其《诚信承诺书》（存档联）、《还款计划确认书》或《展期证明》（复印件）要装入个人档案。
（三）标识与装袋
填写档案袋封皮，进行标识（姓名、专业、班级），装袋前要仔细核对档案袋内所有材料是否缺少、是否是同一人的，装袋时核对档案袋内材料是否与档案袋标识的信息相符（学院内有重名的要特别注意），装袋后要按照档案袋上标志的信息粘贴对应的特快专递三联单，确认无误后密封并加盖学院章，切记档案袋边角要粘紧，不留缝隙且不得破损。为确保无误，毕业班级班主任负责对本班级的档案材料按照《青岛农业大学档案材料清单》（由档案馆另行提供）逐项进行复核并签字。
（四）发送数据的核对
档案馆将招生就业处提供的数据初步整理后，发送给学院，由学院组织毕业生核对并记下本人档案发送地址，确认无误后签字，加盖学院章后以学院为单位交档案馆。
三、档案发送分类
1、将档案发送数据标识为“人工送达”的档案作为第一类，按不同发送地址以学院为单位单独捆扎交档案馆，其中发往青岛市人事局的按生源地排序。此类档案没有邮政快递转递单，由档案馆人工送达。
2、暂缓发放的（支援西部的、费用未清的、由学院或招生就业处确认暂缓发放的、档案不齐全待齐全后再发放的等），考取我校研究生、校内学生专升本到我校的档案由学院整理造册直接交到档案馆。此类为第二类。此类档案（除费用未清的外）没有邮政快递转递单，在档案袋上要注名学号、姓名、专业班级、留存原因及其他情况。
3、第三类为延长学制的（征求学生本人意见，需要暂缓发放的，由本人写申请经学院、档案馆批准后方可暂缓发放，否则将按照档案寄送地址发送），其他因特殊情况需要档案暂存学校的，也参照此办理。需要暂缓发放的，必须提前办理有关手续。
4、除以上情况外其他所有学生档案作为第四类（包括考取外校研究生、结业后补考等），此类档案通过邮政快递（EMS）邮寄，快递的三联单由档案馆按班级顺序打印好后发给学院，其中因补考等原因暂缓发放的也要将三联单放入档案袋内，待需要发送时再粘贴。此类档案发放时按班级捆扎以学院为单位送档案馆发放,班级内按档案馆提供的数据顺序排列。
四、交接发档
1、第一类人工送达的档案，需要学院打印毕业生的相关信息后粘贴在档案袋背面，其他类的档案可以打印信息后粘贴，也可人工填写，粘贴要结实，以防脱落。若手工填写，学院安排书写认真的人员手写，不能用圆珠笔和铅笔。手写时笔迹清楚，切忌潦草模糊，保证没有书写错误。打印程序届时可从QQ群中下载，有关数据将以电子邮件的方式发送到相关学院。
2、因建立查询数据库的需要，各学院应严格按照要求将档案发送数据进行上报。档案馆将对毕业生派遣方案数据库进行整理后提供给学院，学院只须对数据中有关项目填写清楚即可，如是否发送、发送日期、如果没有寄出，要注明原因（费用未清、补考等其他原因，不能没有缘由），没发放的要填写留存单位（学院或档案馆，补考的暂存学院，费用未清的交回档案馆）。注意，在填写档案是否发送栏目中必须填写发送或留存，不能空白。如：
姓名
EMS号
档案发送状态
发送时间或留存原因
留存地点
档案发送地
xx
人工送达
已发送
20100720
　
人才交流服务中心
xx
人工送达
已发送
20100720
　
人才交流服务中心
xx
档案馆存
已发送
考取本校研究生
　
青岛农大档案馆
xx
　
尚未发送
档案缓发
留档案馆
　
Xxx
Ef3210456
已发送
20100712
 
Xxxxxxxx
 
学院不能随意修改提供的数据库，若提供的数据确实有误需要修改时，要及时修改电子数据库，并将修改情况用红色标识，避免数据库与实际发放信息不一致，学院要将最终发送的数据库报档案馆，由档案馆整理后提供网上查询。各学院在将档案送档案馆发放时，要将整理好的数据提前发送到ybdas@qau.edu.cn。
为保证档案馆数据信息的真实有效性，个别单独发送的档案，学院应做好记录后送档案馆发送。
3、对于毕业后补考等原因暂缓发放的由学院暂时留存，9月中旬之前将所有学院二次发放后留存的毕业生档案全部交档案馆，学院不得留存任何毕业生档案。
4、填写回执单，并将其放入包装袋中，封好口。人工送达的不用填写《回执单》。
5、粘贴特快专递转递单或信息。学院将打印好的特快专递转递单粘贴到对应的档案袋上，若因发送地址调整而没有按照打印好的三联单粘贴，须在交档案时将发送地址变动的档案单独拿出，以便档案馆及时更正发送数据。粘贴完毕后，要将三联单的邮寄人联抽出，以班级为单位装订，在档案交接时交档案馆。
6、整理发送数据，打印发送清单，一式两份，一份交档案馆，一份学院留存备查。发送清单及首末页格式见附表。
7、请各学院务必将以上档案以学院为单位于7月12日下午4：00之前按时与档案馆交接。交接时必须由负责毕业生档案的老师现场交接。
    五、档案的查询
为避免档案的丢失，学院要告知毕业生应在离校后三个月内到《报到证》上的单位或档案托管的人才服务中心查找本人档案(发往地市人事局的一般在毕业当年的9月份可在其网站上查询)。
若档案接收单位确实未收到档案时，要顺藤摸瓜立即查找。一般的方法是：登陆学校档案馆网页（www1.qau.edu.cn）的档案去向查询系统，输入姓名和身份证号→查询档案是否发送及档案发送地，记下邮政快递EMS号→登陆中国邮政快递的查询系统（www.ems.com.cn），输入EMS号，查询本人档案寄送的有关信息（EMS邮件受理查询的有效期为：自邮件交寄之日起四个月）→凭投递地址、签收人、签收时间及EMS号，与档案接收单位交涉。
六、其他
1、我校硕士研究生的档案按研究生处要求的人事档案目录整理装袋。
2、海都学院借读学生不在本通知要求之内。
    3、毕业生班级合影照片的归档按往年要求进行，不再单独下发通知。
 
 
                                  档案馆
                             2010年6月21日