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通知公告

关于做好2009年度档案立卷归档工作的通知

    2010-03-29 10:26:26           浏览数：0

各归档单位：
　　今年6月份山东省教育厅、山东省档案局将对我校档案工作进行检查评审。为做好检查评审工作，进一步推动我校档案工作的科学化、规范化建设，各归档单位应认真做好2009年度学校档案材料的收集、整理、立卷、归档工作，现就有关事项通知如下：
    一、立卷归档范围
　　凡2009年1 月1日至12月31日期间，学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物（获市级以上奖励的奖状、证书、奖牌）等不同形式、不同载体的记录，均应收集归档。各部门归档范围详见附件。
　　二、立卷归档流程
各单位兼职档案员对本单位收集的文件材料进行整理→联系档案室，经检查合格后确定件号、卷号→印卷内目录和案卷目录，经核对无误后装盒，填写盒内备考表，与学校档案室办理档案归档交接手续。
三、立卷归档要求
       1、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。归档的文件材料制作和书写材料要利于长期保管，禁止用红、纯蓝墨水、铅笔和圆珠笔等书写，纸张的大小，规格要符合规范，纸张破损须进行必要修补。
　　2、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项。重要文件材料签字手续要完备，例如加盖单位印章、领导人或经办人签字等，确保归档材料齐全、完整、有效。
3、纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。兼职档案人员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录。凡属归档范围内的文件材料，任何单位和个人不得拒绝归档、不得私自保存
在移交档案的同时移交文件目录、案卷目录电子版。文件目录、移交目录模板可在档案室网站相关文件下载区下载。
4、2009年以前未归档材料应在档案室指导下补充立卷归档。
四、时间安排
　　各归档单位应于2010年5月底前做好档案的收集、整理工作，于2010年6月底之前完成档案移交归档工作。
　　五、其他
各单位负责人要高度重视各类文件材料的归档工作，给兼职档案人员提供充分的条件和时间，并主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员归档，以便日后工作查考。
在2010年的工作和管理过程中，各单位应按照本单位归档指导目录加强日常档案的整理和收集工作。其他未尽事宜请及时与学校档案室联系，电话：86080171
档案室
　　　　　　　　　　　　　　　 2010年3月29日