关于做好2018届毕业生档案整理及发送工作的通知

    2018-06-07 09:38:24           浏览数:0

各学院:

    为进一步做好2018届毕业生的档案整理及发放工作,保证毕业生档案及时准确地转递,同时为便于今后毕业生的档案转递查询,更好地为我校毕业生做好服务工作,现将有关工作事项通知如下:
    一、总体要求
    
档案整理及发放工作实行“学院整理、档案馆统一发放”的办法。学生人事档案关系到学生本人的切身利益,学院应本着服务学生,对学生负责的态度高度重视毕业生的档案整理及发放工作,安排专人负责,确保整个工作按时、准确、不出纰漏地完成。
    二、毕业生档案的整理办法
    毕业生档案由各学院负责整理、核对、密封。
    (一)高中档案的整理
    以学院为单位到档案馆领取毕业生高中档案,领取时要按照清单进行核对。按档案馆提供的班级名单核对现有的高中档案,对无档或有档非毕业生的学生要注明学籍变动情况,并将多余的档案以学院为单位送回档案馆,由档案馆统一调配档案。对于无高中档案的,学院要出具《高中档案缺失证明》,签字盖章后装入毕业生本人档案。注意,保留高中档案袋及其所含材料。
    (二)大学期间档案的整理
     1、以下材料每位学生必备(必须是原件),如材料不全,必须列清单注明原因。
    ①高等学校毕业生登记表;
     ②毕业生就业派遣通知书(报到证副页);
     ③青岛农业大学学生成绩表、学位材料;
     ④高校招生考生电子档案(含体育生专升本学生);
    ⑤在校期间的综合素质测评表;
     ⑥新生入学登记表;
     ⑦毕业生体检表(包括入学体检和毕业前体检);
     ⑧学生体质健康测试表。
     2、补充装档的学生材料(并不是每位学生都有的材料)有:
    党团材料。预备党员和正式党员的材料按组织部要求装入《青岛农业大学党员材料袋》,《入党积极分子考核表》、入团自愿书也要装入档案。
    表彰材料。《优秀毕业生审批表》、《优秀团干部登记表》、《优秀团员登记表》、《三好学生审批表》、《优秀学生奖学金审批表》、《优秀学生干部审批表》等以及市(地)级以上各类表彰材料。
    贷款材料。凡已申请贷款且已划款成功,毕业前未还清贷款的毕业生,其《诚信承诺书》(存档联)要装入个人档案。
    其他材料。如个别学生的教师资格证审批表等。
   (三)发送数据的整理核对
    档案馆首先将学校就业部门提供的派遣数据进行整理后发送给学院,由学院组织毕业生核对并记下本人档案接收单位,确认无误后签字,本人不能签字的应由班长电话告知并代签,加盖学院章后以学院为单位交档案馆。
    毕业去向为“派出”的学生主要核对当前数据是否与就业协议书上的档案接收地址一致,并按就业协议书上的信息填写档案接收人姓名和联系电话,不允许对核对数据随意修改。
    毕业去向为“回生源地”的学生一般情况下按报到证上的接收单位发送,但可以根据个别档案接收单位要求进行调整,如外省有的要求直接具体到地级市(河北省、宁夏),省内有的要求直接具体到县级市(泰安、临沂)。
    毕业去向为“升学”的学生,其派遣信息由学院根据录取通知书填写,从往年派遣数据看,存在“漏填”和“填错”的情况,在保证不漏填的情况下,重点核对除青岛农大、中国农大、南京农大、西北农林大、山东农大等以外的多校区、多接收部门的高校,如中国海洋大学、吉林大学、浙江大学等(不同的录取专业档案寄送校区、学院不同),有档案接收人姓名和联系电话的要在核对信息上填写。
   (四)标识与装袋
    
每个档案袋均需粘贴学生标识信息,标识信息由学院采用A4纸打印, 打印数据届时可从QQ群(50412168)共享中下载。升学的学生其录取通知书上要求对档案袋封面有特殊标识的要按其要求进行标识。
    装袋前要仔细核对档案袋内所有材料是否缺少、是否是同一人的,装袋时核对档案袋内材料是否与档案袋标识的信息相符(学院内有重名的要特别注意),确认无误后密封。为确保无误,毕业班级班主任负责对本班级的档案材料按照《青岛农业大学档案材料清单》(由档案馆另行提供)逐项进行复核并签字。
    三、档案发送分类及移交
    我校档案发送方式分“人工送达”和“特快专递”两种方式发送,从转递安全、经济的角度,档案馆将根据派遣方案统筹全校情况确定每个学生的发送方式。同时将有关整理完毕的数据库发给学院。
      1、档案发送数据标识为“人工送达”的档案,由档案馆人工送达。毕业去向为“派出”的档案,移交时按不同接收单位、档案编号排序以学院为单位单独捆扎交档案馆,毕业去向为“回生源地”的档案(发往省内地市人力资源与社会保障局)按生源地和档案编号(全校统一编号)排序。
      2、档案发送数据标识为“邮寄”的档案,由档案馆发放打印好的邮政三联单(按班级内姓名排序)、学校档案袋、邮政速递档案专用袋给学院,在学校档案袋上粘贴学生标识信息,在邮政速递档案专用袋上粘贴三联单、封条,加盖密封章。学院移交后当天发送。若三联单发放后因发送地址调整,须在交档案时将发送地址变动的档案单独拿出,以便档案馆及时更正发送数据。移交前,学院务必将三联单的“寄件人联”抽出,以班级为单位按顺序装订,在交接时交档案馆。
      3、对于暂缓发放的(缓派的、服务西部的、费用未清的,档案袋不封口),考取本校研究生和海都学院专升本的档案(档案袋封口),在档案右上角用铅笔标识,档案保存在档案馆,移交时单独拿出。
    四、交接发档
      1、因建立查询数据库的需要,各学院应严格按照要求将档案发送数据进行上报。档案馆将对毕业生派遣方案数据库进行整理后提供给学院,学院只须对数据中有关项目填写清楚即可,如是否发送、发送日期、如果没有寄出,要注明原因,没发放的要填写留存单位。注意,在填写档案是否发送栏目中必须填写发送或留存,不能空白。
    学院不能随意修改提供的数据库,若提供的数据确实有误需要修改时,要及时修改电子数据库,并将修改情况用红色标识,避免数据库与实际发放信息不一致,学院要将最终发送的数据库报档案馆,由档案馆整理后提供网上查询。各学院在将档案送档案馆发放时,要将整理好的数据提前发送到ybdas@qau.edu.cn。
    为保证档案馆数据信息的真实有效性,个别需要单独提前发送的档案,学院应做好记录后送档案馆发送。
      2、整理发送数据,打印发送清单,一式两份,一份交档案馆,一份学院留存备查。发送清单及清单封面封底格式见附表。
      3、以学院为单位按时与档案馆交接,交接时必须由负责毕业生档案的老师现场交接。联系电话:86080982  15954860837。
   五、档案的查询
    为避免档案的丢失,学院应告知毕业生应在离校后三个月内到《报到证》上的单位或档案托管的人才服务中心查找本人档案(发往地市人力资源与社会保障局的一般在毕业当年的9月份可在其网站上查询)。若档案接收单位确实未收到档案时,要立即查找。一般的方法是:登陆学校档案馆网页(dag.qau.edu.cn)的档案去向查询系统,输入姓名和身份证号→查询档案是否发送及档案发送地,记下邮政快递EMS号→登陆中国邮政快递的查询系统(www.ems.com.cn),输入EMS号,查询本人档案寄送的有关信息(EMS邮件受理查询的有效期为:自邮件交寄之日起12个月内)
    六、其他
      1、我校硕士研究生的档案按研究生处要求的人事档案目录整理装袋。硕士研究生的学籍档案移交档案馆综合档案室。
      2、海都学院借读学生参照上述要求整理归档,在移交时单独拿出,也可提前移交,不封口,档案袋上注明学生信息及“海都借读”标识。
附:1、高中档案缺失证明
    2、学生标识信息模板

档案馆
2018年6月6日


附件1.docx


附件2.docx