领导重视，将档案工作列入议事日程。青岛市委、市政府高度重视世园会档案工作，在《关于成立2014年青岛世界园艺博览会执行委员会的通知》中明确对做好世园会档案工作提出要求，并将市档案局馆列入执委会组成单位。时任执委会主任夏耕多次在会议上提出做好档案工作的具体意见；世园会执委会执行副主任、秘书长李奉利要求“世园会执委会档案工作要从档案资源建设、安全保管和有效利用方面常抓不懈，按照项目管理的要求，实行网格化管理，建立健全档案规章制度，明确工作职责，为青岛留下真实、完整、系统的世园文化遗产”。

       提早规划，全程管理世园会筹建档案。世园会执委会专门成立了档案工作领导小组，研究制定档案工作计划，落实档案工作任务；市档案局馆选派业务骨干进驻执委会综合部，全面负责世园会档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和档案管理工作；执委会制定了《2014年青岛世界园艺博览会档案工作意见》《2014年青岛世界园艺博览会档案管理暂行规定》等一系列档案工作规章制度，明确执委会综合部为世园会档案工作的管理机构，负责制定和组织实施档案工作管理办法；要求各内设机构统一建立档案工作，安排专职或兼职档案工作人员，建立以综合部为中心的档案工作网络。

       深入实际，建立与各项业务紧密结合的档案归档范围。为全方位记录世园会筹办工作，青岛市档案局馆组织专业人员深入执委会各部门和承建项目单位，逐一调查研究，根据其工作任务和业务流程，制定了《青岛世园执委会文件材料归档制度》，明确了具体的归档范围和归档要求，将文件材料归档纳入各项业务工作的流程，并建立定期检查制度，从而使档案工作与各部门各单位业务工作紧密结合起来，成为各项工作的有机组成部分。

       采取新举措，提高档案工作效能。世园会档案机构将工作的主要标准、工作流程制作为标准化模板，规定了各类档案的整理要求和程序，用以引导档案人员按照统一的标准开展档案业务工作，简化了档案人员的工作强度，提高了工作效率；世园会执委会定期对各工作部门分管部长和兼职档案人员进行培训，详细讲解各种门类档案的归档范围、整理标准，为各工作部门文件材料归档齐全和整理规范打好基础；档案工作人员定期开展档案工作的监督检查工作，重点监督各部门档案归档情况，并及时为部门档案人员解决档案工作中的实际问题；执委会在每月召开的秘书长办公会上，要专门通报各部门整理移交档案资料情况，进一步提高了各部门对档案工作的重视程度。

        目前，世园会档案工作已经进入良性发展轨道，相继建立了文书档案、工程建设档案、专门档案（包括园艺档案、招投标档案、规划档案、审计档案、合同档案、会计档案）、音像档案（包括照片档案、录音档案、录像档案）、实物档案、电子档案、出版物档案等门类。

    原载于《中国档案报》2012年9月14日 总第2358期 第二版   文章作者：杨来青 唐 辉