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新形势下档案馆接待查阅工作的思考

    2014-03-18 16:17:28           浏览数：0

       随着我国经济建设的突飞猛进，在新的形势下，档案馆馆藏结构、功能、服务范围、服务方式、服务要求等人文环境时代性的变化，过去传统的档案接待查阅手段已受到挑战，如涉及民生的劳动保障、卫生、民政、土地、产籍产权、养老保险、工伤保险、医疗保险、婚姻登记、城乡低保、就业、住房等与人民群众衣、食、住、行密切相关的政策依据，已成为当前查档利用接待工作的主要趋势。民生问题，成为党和国家关注和着力解决的核心问题，以服务民生为重点，不断丰富档案工作服务大局的内容和手段，把企业改制、农业农村、重大项目、科技档案、机关档案、政府信息公开、政府机构改制、文化建设统领到民生这个大范畴中，紧贴人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题，做好档案馆查阅接待利用工作，为推进以改善民生为重点的社会建设服务。准确把握构建和谐社会对档案工作的新要求和人民群众对档案工作的新期待。建好用好民生档案，探索接待查阅工作新的新模式和新方法，已是现行档案馆档案工作的当务之急。查档接待室是档案部门的“窗口”，查档利用接待工作是档案馆服务民生，服务和谐社会建设，最直接最具体的工作体现。笔者在档案馆保管利用部门工作十余年，在日常直接的接待查阅工作实践中，曾尝试了一些新型的方法与模式，也做了一些实际具体的调研，借鉴了同行的一些好的做法，现归纳之，以求鉴于同行。
        一、做好导查工作
        所谓导查，就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度，对档案馆馆藏内容的了解概况，从而引导利用者查阅到所需的档案信息。众所周知，当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境，自己置身于很陌生的领域中时，如有人为其引导，那当然是利用者求之不得的好事情。就好像我们假日外出旅游，需要一名导游员一样，利用者来档案馆查档也需要导查，需要导查的对象常常是以下几种类型利用者：一是从来没有来过档案馆查过档案的利用者；二是对其查档线索掌握不够全面的利用者；三是所查的内容，需要跨越多个全宗才能查找到所需内容的利用者；四是按档案馆通常查阅方法，即查阅了全引目录后，没有查到所需档案的利用者；五是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后，都无法找到所需档案的利用者。接待室导查的方法通常是：一、主动询问式，主要包括利用者查档目的，已掌握所查档案内容的线索，如所查档案内容的时间、人物、单位、事件等等。二、主动介绍式，主要包括本馆现有查档检索工具介绍，其次是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用方法、查档应注意的事项等。三、主动告知式，主动告知即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称，目录号和检索工具存放位置，查阅注意事项。四、主动引导式，也就是说当利用者自己不能顺利地查找所需档案内容时，作为阅览室接待人员，应主动引导利用者顺利地找到所需档案资料的途径和线索。如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具，还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。
        二、做好排查工作
        在档案馆查档接待室，当利用者自己不能顺利地找到所需档案时，作为档案馆接待室查阅接待工作者，不能简单地、不加分析而不负责任地宣判该档案资料查不到或没有，而是要认真分析档案可能存在的位置，从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索、方法。这一过程就是排查。排查的方法有多种多样：一、首先分析利用者所查档案文件之间的有机联系，如文件之间的流转关系，如档案员归档中请示与批复，收文与发文，各文件之间所包含的关系，如工作总结，会议讲话稿，年报等包括全年很多的单个信息内容，文件之间的办理程序关系等，如会议记录与发文，一般是先研究后发文的程序，像信息不同载体之间的互补关系，如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录像带、录音带等承载利用者，所需信息的重叠与互补内容等。二、梳理利用者所需档案，所在机构的历史沿革演变的情况，如过去与现在隶属关系的变更，内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。三、掌握各级各类档案馆、室的保管内容范围功能与区别。笔者利用以上方法在实际接待工作中，帮助利用者查到了很多“判了死刑”的档案，使很多难以查找的档案内容，通过接待人员的努力，收获了很多柳暗花明又一村的喜讯。在档案馆里，作为查档接待人员，要努力做好排查工作：一、要自己熟知馆藏信息和档案业务。二、要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感。三、在档案馆阅览室的接待工作者，对待每一位查档利用者应一视同仁，要有足够的耐心与细心，尽职尽责的做好本职工作。
        三、做好代查工作
        代查是指档案馆工作人员为利用者，代替查找档案信息或线索的一种业务。代查是在新的形势下为满足不同类型，不同层面需求档案资料的利用者的一种行为。代查可分为三种：一、现场代查，这又分两种，一种是被动现场代查，它指利用者因为查阅档案业务上的障碍，而要求档案馆工作人员予以代查。另一种是主动现场代查，指利用者因为查档行为上的障碍，需档案馆工作人员主动代查，这主要是指那些需要社会给予关爱的特殊群体人员，对于这部分人员不仅要主动给予热情关爱，而且要尽可能给予无偿服务，给他们以人文上的关怀。二、是委托代查。委托代查又分为口头委托式、电话委托式、信函委托式、网络委托式等形式，只要档案馆承诺有代为查找档案资料工作的业务，利用者和档案馆双方就建立了一种简单的合同关系。三、是协议代查。机关、企业、乡、镇、村等单位为编史修志、著书、研究、考证历史等，需要查找大量的档案资料，为降低成本，提高效率，与档案馆签订代查协议，档案馆根据其所列清单，代为查找所需的档案资料。
        四、做好协查工作
        协查是指以国家综合档案馆为主体，协同各类专业档案馆，各部门各单位档案室，形成一个档案查阅系统，实行档案资料源的互补与共享。在实际工作中，常碰到以下四种情况：一、在大多数社会公众眼中，政府部门的档案馆是能找到所有档案的地方，一旦需要查找档案史料，只想到档案馆，他们不了解，也很难知道各类档案馆、室的功能与分工，在此，综合档案馆里常碰到利用者走错路入错门的现象。二、在其他专业档案馆、室接待查档设置的门槛往往比较高，如需领导层层审批，要正式介绍信，内控档案不便利用等等。还有就是机关、企事业部门档案员对外接待查阅不是他们的主要工作，对利用者大多不是推诿就是找不到人，使利用者有时不是跑“冤枉路”就是“望门兴叹”。三、个别档案馆、室没有收费依据标准，造成乱收费、超标准收费的现象时常发生。四、在个别档案室里，给利用者开具的档案证明，一些部门“不买账”，有关部门只认准档案馆的“档案证明专用章”，因而使利用者交了钱拿了证明却办不了事。按当前理论界“大档案”的理念与思路，把各级综合档案馆办成真正意义上的综合档案馆，这在实际操作中需要一个较为艰难而长期的过程。在这个过渡期，要彻底解决以上问题，为利用者做好协查工作就显得更为重要和必要了。通常为利用者协查的具体做法：一、档案馆应将馆藏的全部目录集中到一起存放，使利用者通过导查能在较短的时间内掌握档案馆馆藏的内容，为利用者提供有价值有意义的线索。二、向利用者明确档案馆在查档上的主体地位，即有统一有步骤的调度、安排、监管查阅者的权利。三、根据利用者的要求，档案馆应主动在利用者所查档案资料上加盖“档案证明专用章”。
        五、做好陪查工作
        近些年来，各级各类综合档案馆都开展了档案寄存业务，特别是国企改制后的国有企业档案大量进入综合档案馆里，带来了利用者查档上的突出矛盾。一、查阅量大。有时为了研究历史上某一重大事件，或某一个问题，如经济案件、历史事件等，需要查阅几百卷甚至上千卷档案资料的现象。二、查阅档案的连贯性很强。如查某一大的工程出现的经济案件，查阅企业改制，企业房改问题等，不仅要查其基本的基建档案，该单位文书档案，同时还要查阅会计档案，另外在会计档案中又有凭证、账簿、报表，账簿中又会有总账和各分类账表等。三、查档的不确定因素很大。有时要按照问题，历史事件的线索顺序查阅，有时要逆查，有时要横向查，如会计总分类账表等，甚至有时还要临时去查找线索，如当事人口述依据等。四、查档的专业性强。比如查阅会计档案，就必须具备很强的会计专业技能和知识。工程中经济案件，大的历史事件也是如此。这种查阅需求的特殊性很大，档案馆如果按正常的调卷查阅是很难应付的。笔者在档案馆接待部门多年，遇有上述利用者时，做过一些统计记录，平均接待一起上述这样的利用者，至少需要3个人为其提供服务，通常这类特殊利用者来查阅在3人以上，库管员调卷，接待人员收卷，库管员一天进出库房多次，调卷量大，很辛苦，而利用者往往还不满意。这就需要实行陪查，即档案馆工作人员陪同利用者到档案库房查找利用者所需的档案，这样一个人足够了，也解决了库管员调归卷的劳累，利用者也很满意。把利用作为最大的追求目的的国家级综合档案馆，依据单位部门利用档案的实际，适度展开陪查业务，一方面能满足利用者特殊查档需要，又体现了以人为本的理念。然而，利用者进库房自己查档，这历来都是档案馆管理工作中的一大“禁忌”，按哲学辩证法的原理，具体问题具体解决，例可破，但依据实际必须从严掌握，非特殊情况不可开禁，而且要执行严格的登记审批手续及有关规定。
        最后是做好接受网上查阅服务。伴随着社会信息化的迈进，档案馆信息化工作也在逐步实现，档案馆实行网上全文查阅，已在当前部分档案馆里逐步实现。而档案的特殊性决定其今后全文网上查阅，会有一定的限制和要求，这里笔者所说的网上查阅只是一种狭义上的网上查阅，即档案馆依据其馆藏信息内容，有计划有步骤地将档案资料目录在有关的网站上公布。利用者依据网上的目录可迅速检索到自己所需的档案内容。这样避免了利用者走冤枉路，也提高了查档效率，使利用者享受到信息化网络带来的实惠。
        在发展变化的历史时期，档案馆查阅接待工作的形式、方法也应与时俱进，伴随时代的发展而变化，随着利用者的需求而不断创新，要形式多样，这样才能更好地体现以人为本的思想，为社会的和谐奉献了当代档案工作者的力量，只有这样，才能使馆藏档案信息最大限度地被挖掘，从而被社会利用，才能使馆藏档案发挥其应有的社会价值和经济效益，笔者试想，这是否可成为档案馆查阅接待工作，在新形势下的一种尝试呢。查档群众的满意度是检验我们工作的唯一标准，因此，要做好查档接待利用工作，必须加强学习，不断提高综合素质，同时要及时总结经验和不足，善于发现问题并研究问题，使我们查档利用的各项制度更加完善，更加人性化，更加科学化，以使广大人民群众满意，从而最大限度发挥档案馆服务民生、服务和谐社会建设的作用。要做一名合格的档案工作者，人民的勤务员，应时刻以十八大精神为行动指南，为建设西部强馆“添光彩”，奉献我们当代档案工作者的一份光和热。

    摘自 《中国档案信息网》2014年3月5日     文章作者：缪平均