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通知公告

关于做好2015届毕业生档案整理及发送工作的通知

    2015-06-17 15:08:20           浏览数：0

各学院：
为进一步做好2015届毕业生的档案整理及发放工作，保证毕业生档案及时准确地转递，同时为便于今后毕业生的档案转递查询，更好地为我校毕业生做好服务工作，现将有关工作事项通知如下：
一、总体要求
档案整理及发放工作实行“学院整理、档案馆统一发放”的办法。学生人事档案关系到学生本人的切身利益，学院要本着服务学生，对学生负责的态度高度重视毕业生的档案整理及发放工作，要安排专人负责，确保整个工作按时、准确、不出纰漏地完成。由于毕业生档案整理工作量大，时间紧，要求高，学院可组织非毕业班的责任心比较强的学生参与整理。
二、毕业生档案的整理办法
毕业生档案由各学院负责整理、核对、封口。
（一）高中档案的整理
以学院为单位到档案馆领取毕业生高中档案，领取时要按照清单进行核对。按档案馆提供的班级名单核对现有的高中档案，对无档或有档不在读的学生要注明学籍变动情况，并将多余的档案以学院为单位送交档案馆，由档案馆统一调配档案。对于无高中档案的，学院要出具《高中档案缺失证明》，签字盖章后装入毕业生本人档案。注意，保留高中档案袋及其所含材料。
（二）大学期间档案的整理
1、以下材料每位学生必备（必须是原件），如材料不全，必须列清单注明原因。
①高等学校毕业生登记表；
②毕业生就业派遣通知书（报到证副页）；
③青岛农业大学学生成绩表、学位材料；
④高校招生考生电子档案（含专升本学生）；
⑤在校期间的综合素质测评表；
⑥新生入学登记表；
⑦毕业生体检表（包括入学体检和毕业前体检）；
⑧学生体质健康测试表。
2、补充装档的学生材料（并不是每位学生都有的材料）有：
党团材料。对有《入党申请书》、《入党志愿书》、《入党积极分子考核表》、其他组织考核材料（预备党员政审材料等），是团员的毕业生其团组织材料也要装入档案。
表彰材料。《优秀毕业生审批表》、《优秀团干部登记表》、《优秀团员登记表》、《三好学生审批表》、《优秀学生奖学金审批表》、《优秀学生干部审批表》等以及市（地）级以上各类表彰材料。
贷款材料。凡已申请贷款且已划款成功，毕业前未还清贷款的毕业生，其《诚信承诺书》（存档联）要装入个人档案。
其他材料。如个别学生的教师资格证审批表等。
（三）发送数据的整理核对
根据国家邮政总局的通知要求，自2015届毕业生开始，毕业生档案将不再通过机要通信渠道邮寄。今年大部分学生档案将通过邮政快递寄送，档案接收人和联系电话的准确性是邮政快递准确投递的前提条件，而系统导出的派遣数据中没有档案接收人姓名和联系电话，这需要由学院组织毕业生对封网后的派遣数据（主要是派出数据）及时进行填写。与此同时，档案馆对学校就业部门提供的全部数据及时进行整理，发送给学院，由学院组织毕业生核对并记下本人档案发送地址，确认无误后签字，本人不能签字的应由班长电话告知并代签，加盖学院章后以学院为单位交档案馆。（学生核对过程中，对当前数据必须与就业协议书上的档案发送地址一致，不允许学生对核对数据随意修改）。回生源地的学生一般情况下按报到证上的接收单位发送，但根据个别档案接收单位要求进行调整，如外省有的要求直接具体到地级市（河北省、宁夏），省内有的要求直接具体到县级市（泰安、临沂）。（一是签字是否全，二是是否有改动，改动的是否是以就业协议书为准）
（四）标识与装袋
每个档案袋均需粘贴学生标识信息，标识信息由学院采用A4纸打印, 打印程序届时可从QQ群（50412168）共享中下载，有关数据将以电子邮件的方式发送到相关学院。
装袋前要仔细核对档案袋内所有材料是否缺少、是否是同一人的，装袋时核对档案袋内材料是否与档案袋标识的信息相符（学院内有重名的要特别注意），确认无误后密封。为确保无误，毕业班级班主任负责对本班级的档案材料按照《青岛农业大学档案材料清单》（由档案馆另行提供）逐项进行复核并签字。
三、档案发送分类及移交
我校档案发送方式分“人工送达”和“特快专递”两种方式发送，从转递安全、经济的角度，档案馆将根据派遣方案统筹全校情况确定每个学生的发送方式。同时将有关整理完毕的数据库发给学院。
1、档案发送数据标识为“人工送达”的档案，由档案馆人工送达。此类档案使用普通档案袋、封面粘贴学生标识信息（由档案馆提供数据，学院打印）。移交时按不同发送地址、档案编号排序以学院为单位单独捆扎交档案馆，其中发往省内地市人力资源与社会保障局的按生源地和档案编号（全校统一编号）排序。
2、档案发送数据标识为“特快专递”的档案，由档案馆发放打印好的邮政三联单（按班级内姓名排序）、档案袋给学院，在档案袋背面粘贴学生标识信息，正面粘贴三联单。学院移交后当天发送。若三联单发放后因发送地址调整，须在交档案时将发送地址变动的档案单独拿出，以便档案馆及时更正发送数据。移交前，学院务必将三联单的“寄件人联”抽出，以班级为单位按顺序装订，在档案交接时交档案馆。
对于暂缓发放的（缓派的、服务西部的、费用未清的、由学院或就业部门确认暂缓发放的、档案不齐全待齐全后再发放的等）、考取本校研究生和海都学院专升本的档案，在右上角用铅笔标识，移交时单独拿出。
四、交接发档
1、因建立查询数据库的需要，各学院应严格按照要求将档案发送数据进行上报。档案馆将对毕业生派遣方案数据库进行整理后提供给学院，学院只须对数据中有关项目填写清楚即可，如是否发送、发送日期、如果没有寄出，要注明原因（费用未清、补考等其他原因，不能没有缘由），没发放的要填写留存单位（学院或档案馆，费用未清的交回档案馆）。注意，在填写档案是否发送栏目中必须填写发送或留存，不能空白。
学院不能随意修改提供的数据库，若提供的数据确实有误需要修改时，要及时修改电子数据库，并将修改情况用红色标识，避免数据库与实际发放信息不一致，学院要将最终发送的数据库报档案馆，由档案馆整理后提供网上查询。各学院在将档案送档案馆发放时，要将整理好的数据提前发送到ybdas@qau.edu.cn。
为保证档案馆数据信息的真实有效性，个别需要单独提前发送的档案，学院应做好记录后送档案馆发送。
2、整理发送数据，打印发送清单，一式两份，一份交档案馆，一份学院留存备查。发送清单及首末页格式见附表。
3、以学院为单位（研究生与本专科生一并）于7月15日下午4：00之前按时与档案馆交接，交接时必须由负责毕业生档案的老师现场交接。联系电话：86080814.
五、档案的查询
为避免档案的丢失，学院应告知毕业生应在离校后三个月内到《报到证》上的单位或档案托管的人才服务中心查找本人档案(发往地市人力资源与社会保障局的一般在毕业当年的9月份可在其网站上查询)。若档案接收单位确实未收到档案时，要立即查找。一般的方法是：登陆学校档案馆网页（dag.qau.edu.cn）的档案去向查询系统，输入姓名和身份证号→查询档案是否发送及档案发送地，记下邮政快递EMS号→登陆中国邮政快递的查询系统（www.ems.com.cn），输入EMS号，查询本人档案寄送的有关信息（EMS邮件受理查询的有效期为：自邮件交寄之日起12个月内）
六、其他
1、我校硕士研究生的档案按研究生处要求的人事档案目录整理装袋。硕士研究生的学籍档案移交档案馆综合档案室。
2、海都学院借读学生按照参照上述要求整理归档，在移交时单独拿出，也可提前移交，不封口，档案袋上注明学生信息及“海都借读”标识。
附：1、高中档案缺失证明
2、发送清单格式
3、学生标识信息模板
4、发送清单首末页格式
 
                                 
 
        档案馆
                                              2015年6月17日